Integriertes Managementsystem bei AMOVA – ein Interview aus Anwendersicht

Die Vorteile sind nicht von der Hand zu weisen. Was ein Integriertes Managementsystem (IMS) ist, warum es Organisationen haben sollten, wie es mehr Überblick schafft, wie man ein IMS (er)schafft und dass ein IMS dank mehr Durchblick für mehr Sicherheit sorgt, damit befassen sich die vergangenen verlinkten Blog-Artikel. Dass das alles nicht nur theoretisch funktioniert, sondern gut umgesetzt das Mindset ganzer Organisationen verändern kann, verrät uns Frank Schweisfurth, Business Process Management der AMOVA GmbH, im Interview.

Herr Schweisfurth, wie kamen Sie mit AMOVA überhaupt dazu, ein IMS zu integrieren – pure Notwendigkeit oder offenes Bewusstsein?

Tatsächlich haben IMS bei AMOVA oder früher SIEMAG bzw. in unserem Mutterkonzern SMS-Group eine sehr lange Tradition. Wir waren eines der ersten Unternehmen, das überhaupt nach 9001 zertifiziert war – das dürfte irgendwann Anfang, Mitte der 90er Jahre gewesen sein. Die anderen Themen sind dann dazugekommen und wir haben relativ schnell ein IMS aufgebaut. Das sah alles sehr formal aus, sehr papiergetrieben mit viel, sehr viel Gesetzestext. Und hatte in der Praxis für die Mitarbeitenden, also für die eigentlichen Anwender, wenig Nutzwert.

Wie spiegelte sich das wider, zwar auf ein IMS zu setzen, aber letztlich einen zahnlosen Papiertiger zu halten, der im Business-Alltag nicht viel reißt?

In den Audits konnte man das unsichere Gefühl förmlich greifen – was in Extremfällen sogar dazu führte, dass manche lieber Urlaub nahmen, als beim internen Audit dabei zu sein. Aus diesen Phasen sind wir zusammen mit Mike Emenako und mib heute komplett raus.

Warum ein externer Partner – Erfahrung dürfte bei der genannten AMOVA-Historie ja auch intern en masse vorhanden sein?!

Weil es gerade in den internen Audits oder in den Diskussionen sehr wertvoll ist, wenn ich jemanden habe, der eine andere Brille aufhat. In unserem Unternehmen mit dauerhaft irgendwo zwischen 100 und 150 Leuten kenne ich jeden, da kenne ich die Abläufe. Gerade weil ich auch in der IT tätig war. Ich kenne die Prozesse aus dem System heraus sowie daraus dann auch die organisatorischen Abläufe. Und dann wird es schwierig, Fragen zu stellen, auf die man glaubt, die Antwort immer schon zu kennen …

So kam letztlich auch mib ins Spiel?

Ja, unser ehemaliger Partner ging in den Ruhestand. Frank Slawik von mib hatte ich bei einem Seminar kennen- und schätzen gelernt. Aus Zeitgründen übernahm Mike Emenako unsere Betreuung – das gute Gefühl blieb von Beginn an das gleiche. Also ein sehr guter Sparringspartner an der Stelle. Zusammen mit mib und deren Wiki-Basis (copiki) haben wir 2016 dann die Digitalisierung unseres Systems nach vorne gebracht. Alle vorherigen Ansätze, unser papierlastiges Konstrukt zu digitalisieren, haben wir meist früher als später wieder verworfen. Das, was mib mit dem copiki vorstellte, war eigentlich genau der richtige Ansatz für uns, um nicht nur zu digitalisieren, sondern vor allem die Nutzbarkeit zu erhöhen.

Wie hat es AMOVA geschafft, mithilfe des copiki die Nutzbarkeit zu erhöhen?

Indem das IMS begann zu leben. Prozessbeschreibungen etwa sind nur dann hilfreich, wenn sie leicht auffindbar, verständlich und ggf. anpassbar sind. Das Besondere ist ja die Art und Weise, das IMS so aufzubauen, dass es dann wirklich integriert ist, also auch technisch integriert. Heute sieht jeder Mitarbeitende quasi auf einen Blick, wo Berührungspunkte zwischen einzelnen Themen sind. Das führt dazu, dass dann auch jeder im Unternehmen einfach mal etwas sucht und findet, das er auch lesen und verstehen kann. Und genau deshalb, wegen dieser einfachen, fast schon spielerischen Anwendung, nutzen es die Mitarbeitenden auch.

Mehr noch: Sie möchten gerne daran mitwirken, auch in Diskussionen mit reingehen und haben eben keine Bedenken mehr, wenn ein internes Audit ansteht, über ihren Prozess zu sprechen. Das ist eine ganz andere Arbeitsweise als sie es früher war. Hin zur ständigen Verbesserung, die letztlich ja auch Anforderung der Norm(en) ist.

Durch die Nutzbarkeit steigt in der Praxis also auch der Benefit für die Organisation?

Für AMOVA kann ich das mit einem klaren Ja beantworten. Beteiligte sehen den Nutzwert im IMS und diskutieren gerne über die Weiterentwicklungen. Viele „leben“ das mittlerweile auch und bringen sich schon mal proaktiv ein. Indem sie sagen „Da an der Stelle, da ist was falsch beschrieben“. Dann haken wir ein und verbessern den Inhalt des Systems und versuchen nicht umgekehrt die Mitarbeitenden zu verbiegen. Das klingt jetzt alles in sich logisch, die Realität in den Unternehmen da draußen sieht aber oftmals sicher ganz anders aus. Überhaupt dorthin zu kommen, wo wir uns jetzt mit unserem IMS befinden, ist eine besondere Herausforderung. Da habe ich Mike Emenako und das mib als extrem starken Partner kennengelernt, der sich reindenkt, wie ein Unternehmen individuell tickt. Und erst dann gemeinsam die passende Struktur entwickelt. Ohne diesen Individualcharakter wirds meines Erachtens auch wenig mit dem Benefit …

Indem sich Mitarbeitende aktiv einbringen, leisten sie letztlich ja nicht nur dem Unternehmen oder dem IMS einen Dienst, sondern verhelfen sich auch selbst zu mehr Ordnung?

Genau darum soll es ja auch gehen. Nicht darum, abzugleichen „Machst du deine Arbeit richtig?“, sondern vielmehr zu fragen „Geben wir dir oder uns den richtigen Rahmen vor?“. Warum gewisse Dinge so oder anders gemacht werden, wollen und können wir nicht aus dem Elfenbeinturm heraus beurteilen. Da braucht es, wenn es gut werden soll, einfach die Mitarbeitenden. Durch deren Mitdenken und Mitwirken schaffen sie sich sogar selbst wieder Raum durch mehr Ordnung. Können besser im Flow bleiben, müssen sich nicht an irgendwelchem Unnötigen aufhalten. Für Außenstehende mag das schwer nachvollziehbar klingen, aber eine vernünftige Dokumentation schränkt nicht ein. Ganz im Gegenteil: Sie sorgt für reibungslose Abläufe und generiert Freiräume; die Prozesse laufen geschmeidiger, gerade auch über Bereichsgrenzen hinweg.

Das IMS als lebendiges Konstrukt also?

Absolut und nicht anders. Wir versuchen natürlich, Dinge vorzugeben und zu optimieren, aber immer unter Einbeziehung der Beteiligten. Und das ist wieder ein Merkmal des Integrierten: Wir gehen in Bereiche rein, gucken uns die Arbeitsweisen an und stellen Abweichungen zu dem, was wir gedacht haben, dass es eigentlich die passende Arbeitsweise wäre, fest. Wie und wo müssen wir dann das integrierte System anpassen, damit nicht nur der eine Prozess, sondern das ganze System besser funktioniert? Dass wir uns diese Fragen überhaupt stellen können, ist eigentlich die Leistung von mib bzw. des copiki.

Bei AMOVA sind IMS und copiki etabliert. Mitarbeitende formen aktiv mit. Wie finden sich neue Arbeitskräfte damit zurecht? Finden sie das eher ungewöhnlich im ersten Moment?

Der eine oder andere ist überrascht, dass es so was gibt. In unserem Onboarding-Prozess ist es ein großer Bestandteil, sich mit den Prozessen in seinem Umfeld zu beschäftigen. Sollte ich da mal vergessen haben, einen entsprechenden Account anzulegen, steht der neue Mitarbeitende aber nach spätestens zwei Tagen auf der Matte und sagt: „Ich brauche noch den Zugang zum Wiki.“ Auch neue Mitarbeitende lernen das System demnach schnell schätzen und bekommen es natürlich auch entsprechend von den Kollegen vorgelebt. Das IMS dient bei AMOVA also tatsächlich als Leitfaden im Onboarding-Prozess. Funktioniert halt, weil es so intuitiv aufgebaut ist – man kennt das ja, wenn man bei Wikipedia liest und von einem Link zum nächsten klickt und im Handumdrehen ist man über den Kernbereich hinaus. Hat aber im Umkehrschluss auch einen breiteren Blick erlangt.

Wo ordnen Sie das IMS und copiki ein? Nachschlagewerk und Hilfsmittel oder eher relevantes Instrument des täglichen Doings?

Grundsätzlich ist es immer erst mal ein Nachschlagewerk. Wenn ich richtig in meinem Thema drin bin und 100-prozentig Bescheid weiß, muss ich nicht unbedingt reingucken. Aber wir versuchen durch die Art und Weise, wie wir das System aufbauen und präsentieren, unsere Mitarbeitenden zu fördern, dass sie öfter mal reinklicken. Also der Wunsch ist schon, dass es ein tägliches Werkzeug ist. Nicht nur zum Nachlesen von Abläufen, sondern auch, um unterstützende Dokumente, Links und ähnliche Dinge dort finden zu können. Und da sind wir, glaube ich, auch recht erfolgreich damit.

Danke, Herr Schweisfurth.