Managementsysteme

Ordnung, Struktur und abgestimmte Schnittstellen

Was ist ein Managementsystem?

Jedes Unternehmen verfügt über Managementsysteme – manche implizit, andere stellen diese auf eine professionelle Grundlage. Zumeist führen betriebswirtschaftliche, wettbewerbsbedingte oder regulatorische Anforderungen zur Einführung eines Managementsystems in einem Unternehmen. Grundsätzlich handelt es sich dabei um ein System der Unternehmensführung, das Steuerungs- und Kontrollmechanismen umfasst. Diese Assets können Sie gezielt einsetzen, um Abläufe innerhalb eines Unternehmens zu optimieren.

Sinn und Zweck ist es, komplexe Aufgaben innerhalb eines Unternehmens abzubilden und strukturierte Herangehensweisen an die Hand zu geben. Dabei funktioniert das Managementsystem wie ein Werkzeugkasten: Hier werden Tätigkeiten, Instrumente, Methoden und Anforderungen gebündelt, die das Unternehmen zur Anwendung bringt, um eine konkrete Zielsetzung zu erreichen. Ferner finden sich hier oftmals Informationen zur Aufbauorganisation und Ablauforganisation – beispielsweise in Form von Organigrammen. So wird ein Ordnungsrahmen für ein spezifisches Arbeitsfeld definiert.

Einige dieser System werden intrinsisch motiviert implementiert, andere Managementsysteme können die Grundlage für eine Zertifizierung bilden. Neben einzelnen Managementsystemen gibt es integrierte Managementsysteme (IMS). Diese verbinden mehrere Managementsysteme, die zuvor voneinander getrennt waren oder lediglich Teilbereiche abdecken, zu einem ganzheitlichen Ansatz.

Integriertes Managementsystem im Manegementsystemkontext

Arten von Managementsystemen

Zahlreiche Managementsysteme gehen mit spezifischen Normanforderungen einher, die ein Audit durch externe Experten und eine anschließende Zertifizierung erfordern. Zum einen handelt es sich um eine vertrauensbildende Maßnahme, zum anderen sind für einige Managementsysteme offizielle (ISO-)Zertifizierungen zwingend erforderlich.

Zusätzlich sind regulative Anforderungen wie die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), die MDR (Verordnung (EU) 2017/745 über Medizinprodukte) oder spezifische Anforderungen an Qualität, Datensicherheit, Betriebssicherheit und Ähnliches zu nennen. Durch die Zertifizierung wird also belegt, dass die Managementsysteme den Normansprüchen entsprechen.

Mitunter können solche Zertifizierungen Voraussetzung für eine Zusammenarbeit mit Zulieferern oder für die Marktpositionierung eines Produktes sein.

Doch welche Managementsysteme gibt es? Und welche Normanforderungen an diese Managementsysteme bestehen genau? Wir haben Ihnen eine kompakte Übersicht mit den wichtigsten Beispielen zusammengestellt – Managementsysteme einfach erklärt.

ISO 9001 Qualitätsmanagement

Die ISO 9001 legt die Mindestanforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem fest. Forciert werden Verbesserungsmaßnahmen an einem Produkt oder einem Prozess unter Berücksichtigung der Kundenanforderungen. Als zentrale Aspekte gelten Serviceorientierung, frühe Auffindung von Fehlern und potenziellen Schwachstellen, schnellere Innovationszyklen sowie Kosteneffizienz.

ISO 13485 Qualitätsmanagement für Medizinprodukte

Für das Design, die Entwicklung, den Vertrieb und die Inverkehrbringung von Medizinprodukten gelten hohe Auflagen. Daher gibt es hierfür die spezielle ISO-Norm 13485, die die umfassenden Anforderungen an ein entsprechendes Qualitätsmanagementsystem abbildet. Sowohl relevante Anforderungen als auch Prozessoptimierungen werden hier festgehalten, die vorrangig Fehler und Risiken vermeiden sollen.

ISO 14001 Umweltmanagement

Das Umweltmanagementsystem gemäß der ISO 14001 ist zentraler Bestandteil des betrieblichen Umweltschutzes: Zuständigkeiten, Ablauforganisation, gesetzliche Vorschriften und deren Umsetzung, Verhaltensregelungen werden festgehalten, um negative Umweltauswirkungen auf ein Minimum zu reduzieren.

ISO 50001 Energiemanagement

Systematisches Energiemanagement erfasst sämtliche energiebezogenen Leistungen wie Effizienz, Emissionswerte etc. Einsparpotenziale werden so identifiziert und können für eine entsprechende Zertifizierung umgesetzt werden. Daher wird in diesem Kontext oftmals von Managementsystemen für Nachhaltigkeit gesprochen.

ISO 45001 Arbeitssicherheit

Das Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagementsystem wird gemäß der Normanforderungen für die ISO 45001 umgesetzt. Hier werden Aspekte der Arbeitssicherheit innerhalb der betrieblichen Prozesse, die Arbeitsbedingungen und die -umgebung im Unternehmen einbezogen.

SA8000 Sozial Standard

Unternehmen, die die Mindestanforderung an Sozial- und Arbeitsstandards gemäß der Vereinten Nationen und der internationalen Arbeitsorganisation ILO erfüllen, können sich zertifizieren lassen.

GDP / §52a AMG

Im Kontext Medizinprodukte gibt es Auflagen für den Großhandel mit Arzneimitteln. Unternehmen, die hier Großhandel betreiben, müssen entsprechend dem AMG – Arzneimittelgesetz – eine verantwortliche Person benennen, die eine entsprechende Qualifikation und Sachkenntnis besitzt. Ein entsprechendes Managementsystem kann der Zertifizierung dienen.

Verordnung (EU) 2017/745 über Medizinprodukte (MDR)

Bei der MDR (Medical Device Regulation) handelt es sich um die europäische Verordnung für Medizinprodukte. Die Verordnung liefert umfassende Vorgaben vor allem für die Hersteller und Händler von in der EU vertriebenen Medizinprodukten. Sie gilt innerhalb der EU-Mitgliedstaaten.

Vorteile von Managementsystemen für Ihr Unternehmen

Die internen und externen Anforderungen, die an ein Managementsystem gestellt werden, können schnell unübersichtlich werden. Daher gilt es, das Nützliche und Notwendige intelligent miteinander zu verbinden und für alle Interessensgruppen nachvollziehbar darzustellen.

Beim Management Institut Bochum (mib) schaffen wir hierfür ein kundenorientiertes Managementsystem, das perfekt funktioniert, weil es einfach umzusetzen und leicht verständlich ist. An den Bedürfnissen des Mittelstandes orientiert, individuell für Ihr Unternehmen aufgesetzt und eng mit Ihnen und Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern abgestimmt.

Somit profitieren Sie von folgenden Vorteilen professionell aufgestellter Managementsysteme:

  • Ein umfassendes, effektives und zugleich effizientes Managementsystem schafft zufriedene Kundinnen und Kunden – wenn es sich um ein Managementsystem mit entsprechender Zielsetzung/Ausrichtung handelt. Es gewährleistet, dass Kundenanforderungen verstanden und angemessen bearbeitet werden.
  • Die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden wird erhöht, da Rahmenbedingungen, Verantwortlichkeiten, Ablauforganisation (und ggf. Aufbauorganisation) klar kommuniziert und nachvollziehbar werden.
  • Die Transparenz innerhalb Ihres Unternehmens wird erhöht, da Abläufe sauber dokumentiert und finanzielle Vorgänge besser nachvollziehbar sind.
  • Reproduzierbare Abläufe sorgen für ein konstant hohes bis hin zu einem sich steigernden Qualitätsniveau und verbessern die Wirtschaftlichkeit von Prozessen.
  • Komplexe Strukturen werden vereinfacht und können besser auf die Unternehmensstruktur, Produkte und Dienstleistungen abgestimmt werden.
  • Zertifizierungen gut funktionierender Managementsysteme steigern die Wettbewerbsfähigkeit und Reputation bei Zulieferern, Partnern und/oder Kunden. Die Qualität der Arbeit wird öffentlich dokumentiert und nachweislich belegt.
  • Es ergeben sich automatisch Synergieeffekte durch schlanke, umfassende Managementsysteme, Schnittstellen können identifiziert und optimiert werden.

Systematisch gelangen Sie somit zu besseren Prozessen, Produkten und Service-Leistungen. Durch die Einführung eines Managementsystems ist die Voraussetzung geschaffen, um im Wettbewerb nicht nur zu bestehen, sondern sich erfolgreich zu positionieren. Ein Beispiel aus der Praxis finden Sie in unserer Success Story.

Unsere Leistungen für Ihr Unternehmen

Die Umsetzung und Einführung eines Managementsystems – insbesondere zwecks ISO-Zertifizierung – kann komplex werden. Beides erfordert Zeit und spezifisches Wissen rund um die Normanforderungen an das Managementsystem. Daher ist es ratsam, einen externen Experten hinzuzuziehen, der sich auf derartige Managementsysteme spezialisiert hat.

Der Schwerpunkt unseres Angebotes liegt auf maßgeschneiderten Lösungen, die der Einführung, praktischen Umsetzung und ständigen Verbesserung von kundenorientierten Managementsystemen dienen: Qualitätsmanagementsysteme nach ISO 9001 oder ISO 13485, Arbeitsschutzmanagementsystem nach ISO 45001, Umweltmanagementsystem nach ISO 14001 sowie die Etablierung eines integrierten Managementsystems stellen den Fokus unserer Arbeit dar.

Für ein zufriedenstellendes Ergebnis setzen wir auf den vierstufigen Regelkreis der kontinuierlichen Verbesserung eines Prozesses, dem PDCA-Zyklus: Planen (plan), umsetzen (do), überprüfen (check), reagieren (act). So sorgen wir dafür, dass Sie bestmöglich von der Einführung eines integrierten Managementsystems profitieren.

//mib – umfassende und maßgeschneiderte Lösungen

Wir unterstützen und begleiten Sie beim Aufbau und bei der Pflege eines Qualitätsmanagement-Systems in allen Phasen – von der Analyse und Einführung bis zur Zertifizierung und Weiterentwicklung:

  • Analyse des Ist-Zustands
  • Erarbeitung Konzept, Planung, Dokumentation, Projektplan
  • Einführungsphase
  • Durchführung eines internen Audits
  • Durchführung eines externen Audits durch Zertifizierungsstelle
  • Zertifizierung
  • Pflege und Weiterentwicklung des Managementsystems

Bei //mib beraten, trainieren und begleiten wir Kunden aus Industrie, Handel, Handwerk, Dienstleistung, Behörden und Non-Profit-Organisationen im Bereich Managementsysteme. Zudem stellen wir eine eigene Digitallösung für die integrierte Managementsystem Dokumentation zur Verfügung: unsere Software Lösung Copiki – Ihr Corporate Wiki.

Zusätzlich unterstützen wir Sie bei weiterführenden Aufgaben im Kontext Managementsysteme:

  • Erfassung der Prozesse und Prozessabläufe
  • Festlegung relevanter Kennzahlen
  • Kundenbefragungen
  • Lieferantenbewertung
  • Copiki Module (Musterhandbücher, DSGVO-Modul, GDP-Modul, MDR-Modul, GoBD-Modul uvm.)

Ihre Ansprechpartner für diese Leistung

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Mike Emenako
Geschäftsführender Gesellschafter
+49 234 91386-20
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Mike Emenako

Geschäftsführender Gesellschafter

Guten Tag und herzlich Willkommen!

Mein Name ist Mike Emenako.

Ich bin Gründer und Geschäftsführender Gesellschafter der mib Management Institut Bochum GmbH.

Mein Themenschwerpunkt ist das integrierte Managementsystem, obwohl wir heute eher von integrativen Managementsystemen reden: eben jene, die alle internen und externen Anforderungen in einem Managementsystem zusammenführen.

Als Diplom-Ingenieur der Fachrichtung Maschinenbau startete meine Beratungslaufbahn mit dem Fokus auf die DIN EN ISO 9001. Dieser hat sich im Laufe der letzten 25 Jahre erweitert. Seit 1994 berate, begleite und trainiere ich Unternehmen bzw. Organisationen unterschiedlicher Branchen zu den Themen Qualitäts-, Umwelt- und Energiemanagement sowie Prozessmanagement und Excellence.

Zu meinen Kunden gehören u.a. bekannte Unternehmen, wie Audi, Mercedes, Volkswagen, OBI, REWE, Deutsche Telekom, RAG, ThyssenKrupp, Bilfinger Berger, SIG, Deutsches Rotes Kreuz, EVONIK, DLR, AMOVA, Atlas Schuhe und viele mehr. Insgesamt wurden unter meiner fachlichen Leitung mehr als 400 Organisationen erfolgreich betreut – darunter einige der besten und erfolgreichsten Unternehmen in Deutschland, wenngleich viele davon in der breiten Öffentlichkeit wenig bekannt sind.

Im mib verantworte ich als COO die operativen Prozesse, und sorge so mit meinen Kolleginnen und Kollegen dafür, dass unsere Kunden exzellent beraten und betreut werden. Als Lohn hierfür haben unsere Kunden uns bereits zweimal die Auszeichnung als Deutschlands Kundenchampions ermöglicht.

Gern sende ich Ihnen mein Beraterprofil zu.

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