IMS schafft Sicherheit für Organisation und Mitarbeitende

Woran denken Unternehmer und Manager bei „Sicherheit im Unternehmen“? Bestimmt an Cyberkriminalität, an Hackerangriffe, an Datenklau. Aber denken sie auch an die Prozesssicherheit? An Sicherheit im Umgang mit Vertragspartnern? An Handlungssicherheit – für die Organisation und Mitarbeitende?

Immer mehr Regeln …

Sehen wir uns an, wie sich die Regelungslandschaft entwickelt, geht die Tendenz hin zu immer mehr Regeln. Immer mehr Anforderungen aus unterschiedlichen Bereichen – von Qualitäts- über Umwelt- und Energiemanagement bis zum Datenschutz und vielem mehr. Das kann jeder Einzelne gut oder schlecht finden, zu ändern ist es nicht.

Sicher: Effizient und handlungssicher auf neue Anforderungen reagieren

Kurzum: Die Regelungsflut nimmt zu. Da gibt es zum Beispiel aus dem Bereich Qualität die Anforderung, dass man nach 9001 zertifiziert ist oder es dreht sich um Nachhaltigkeit oder Umweltmanagement. Was alle eint: Dahinter stecken Abläufe und Prozesse, die es zu regeln gilt. In einem Gesamtsystem. Möglichst effizient. Und sicher. Sicher, weil Organisationen dadurch in der Lage sind, immer und immer wieder neue Anforderungen relativ schnell zu integrieren. „Was macht die Führung?“, „Wie schulen wir Mitarbeitende?“, „Wie wählen wir Lieferanten und Partner aus?“, „Wo haben wir welche Dinge dokumentiert?“ – müssen sich Organisationen diese wiederkehrenden Fragen jedes Mal aufs Neue stellen? Ein klares Jein. Sie müssen auch bestehende Antworten im Zuge eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses regelmäßig prüfen. Aber: Anpassungen sind ebenso wie Erweiterungen um neue Anforderungen in einem ordentlich strukturierten Integrierten Managementsystem (IMS) einfach und effizient vorzunehmen. Neue Forderungen werden so schnellstmöglich angedockt. Das spart nicht nur Zeit, sondern schafft (Handlungs-)Sicherheit.

Sicher: Integriertes Managementsystem als Voraussetzung für juristische Sicherheit

Die Vielzahl an Regelungen, mit denen sich Unternehmen konfrontiert sehen, birgt auch eine Vielzahl an juristischen Fallstricken, die wie ein Damoklesschwert über Organisationen zu schweben scheinen. Klar ist: Keine Organisation ist in der Lage, zu jedem Zeitpunkt alle Gesetze zu 100 Prozent einzuhalten – man hält schlichtweg nicht alle Gesetze, nicht alle Regeln ein. Das ist so. Dennoch oder gerade deshalb ist es umso wichtiger, die „großen“ Themen, mit denen sich jedes einzelne Unternehmen konfrontiert sieht, überhaupt zu erkennen und zu adressieren. Genau hier landen wir zwangsläufig beim IMS beziehungsweise der harmonisierten Struktur der ISO-Normen: Es bedarf, den geforderten „Kontext der Organisation“ zu definieren. Also systematisch zu hinterfragen, was die internen und externen Umfeldfaktoren oder -themen sind, die Einfluss auf das Unternehmen nehmen. Und welche juristischen Pflichten sich daraus ableiten …

Sicher: Systeme bündeln für sichere Zusammenarbeit

Verfügt unser Gegenüber über eine Zertifizierung nach ISO 9001, gehen wir davon aus, dass alles seine Ordnung hat. Managementsysteme schaffen demnach Sicherheit für Vertragspartner – ob Lieferanten oder Kunden. ISO-Normen und Zertifikate bilden aber längst nur noch einen Teil der Regelungen: Organisationen sehen sich in der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen aktuell vor allem durch zusätzliche Zertifizierungen in Bezug auf das immer größer werdende Thema Nachhaltigkeit konfrontiert. Es geht dabei unter anderem um Fragen der Abfallentsorgung, der Sozialleistungen oder des Umgangs mit Arbeitnehmenden. Wann immer sich Vertragspartner darauf verlassen können, dass geforderte Regelungen eingehalten werden, schafft das Vertrauen und wirkt als weitere Sicherheit. Sicherheit, die Organisationen in einem IMS bündeln können und sollten: Jede Zertifizierung und jede Regelung entspricht letztlich einem eigenen kleinen (zu integrierenden) Managementsystem …

Sicher: Handlungsanleitung gibt Mitarbeitenden Orientierung

Nicht zuletzt sehnen sich Mitarbeitende nach Sicherheit in Form konkreter Arbeitsanweisungen, Handlungsanleitungen und Prozessbeschreibungen. Dabei fungieren diese längst nicht als unflexible Muss-Schablone, sondern liefern den Mitarbeitenden Orientierung sowie ein Gefühl der Sicherheit – selbst oder gerade bei Arbeitsschritten, die sie nicht alltäglich ausführen. Dokumentiert im digitalen IMS, haben Mitarbeitende niedrigschwelligen Zugang zu den nötigen Informationen und können so die nötigen Schritte sicher abarbeiten. Der positive Nebeneffekt: Die Effizienz im täglichen Doing steigt aufgrund klarer Prozesse quasi nebenbei.

Das IMS schafft überhaupt erst die Voraussetzung, Abläufe und Prozesse vor dem Hintergrund immer neuer Regelungen kontrolliert und ordentlich handhaben zu können. Indem Unternehmen Ordnungsstrukturen und abgestimmte Schnittstellen schaffen, generieren sie Sicherheit auf allen Organisationsebenen – nach außen ebenso wie nach innen.