Nützlich, digital, barrierefrei, arbeitserleichternd = nachhaltiges IMS

Es gibt wohl wenige Worte, die im Business-Kontext so inflationär benutzt werden wie das Wort Nachhaltigkeit. Ein Buzz-Word der heutigen Zeit. Da stellt sich die Frage: Was kann alles nachhaltig sein? Ein Integriertes Managementsystem (IMS)? Ganz sicher! Und das gleich in mehrfacher Hinsicht.

IMS: Nachhaltig heißt nützlich

„Einfach gut“ und anhaltend muss etwas sein, um es gemeinhin als nachhaltig zu bewerten. Etwas Nützliches also, das von Dauer ist … Die Übertragung hin zum IMS gelingt ohne Verbiegungen: Mehrere (Management-)Systeme in eines zu integrieren, damit mehr Überblick zu erlangen, ein lebendiges System für Dokumentation und Prozesssicherheit zu schaffen, mit welchem die gesamte Organisation arbeiten kann. Was könnte nützlicher und dauerhafter sein?

IMS: Nachhaltig heißt digital (und Wiki)

Jede Form von Management System, welches kein Digitalisierungspotenzial hat, ist auf Dauer zum Scheitern verurteilt! Organisationen sammeln immer neue Informationen aus unterschiedlichen Quellen, denen sie eine Heimat geben müssen: neue Anforderungen aus Normen, neue Prozessanweisungen usw. Doch wohin damit? Auf dem Server ablegen? Wahrscheinlich eher ungünstig und schnell unübersichtlich. Eine Mail an alle potentiell Betroffenen schicken? Wahrlich nicht nachhaltig, wenn die Information bereits nach kurzer Zeit gefühlt nicht mehr da ist, weil irgendwo im Mailaccount untergegangen. Auch sonst hilfreiche Anwendungen, wie Teams, Asana oder Slack, eignen sich nicht, da sie eher für den Lern- und kurzzeitigen Informationsaustausch angelegt sind. Die Lösung: Ein wiki-basiertes Tool (z. B. copiki) integriert alle nötigen Informationsitems, plattform- und typunabhängig. Vom Lernvideo über Tabellen bis zu Gesetzestexten – übersichtlich und stets im direkten, digitalen Zugriff.

IMS: Nachhaltig heißt barrierefrei

Ohne Umwege und intuitiv verständlich, oder: barrierefrei. Es gibt unzählige Software-Tools für einzelne Managementbereiche – fürs Qualitätsmanagement, fürs Umweltmanagement, für den Datenschutz usw. Doch ist es nachhaltig, eine Anzahl x verschiedener Software zu betreiben? Jede mit in sich eigener Bedienlogik, eigenen (meist teuren) Lizenzen und Accounts? Stand-alone, ohne Verknüpfung der verschiedenen Managementsysteme untereinander, dafür meist verbunden mit Schulungen der Mitarbeitenden für jede einzelne Software? IMS mit nur einem zentralen Wiki-Tool wie copiki halten Kosten, Verwaltungsaufwand und die Lernhürden gering. Der Umgang mit Browser und Suchmaschine (mehr Kenntnisse sind zur Bedienung von copiki nicht nötig!) darf als Usus vorausgesetzt werden und bedarf per se keiner aufwändigen Einweisung. Selbst Personalwechsel oder interne Aufgabenwechsel sind leicht(er) abbildbar, da die Software immer dieselbe bleibt – es gibt schließlich nur eine. Und die funktioniert intuitiv.

IMS: Nachhaltig heißt (arbeits-)erleichternd

Wer nachhaltig arbeiten möchte, hält sich nicht mit „Unnötigem“ auf. Doch welche Tätigkeiten sind eigentlich unnötig? Bedienen wir uns der Möglichkeiten der Automatisierungen, wird es einfach: Alles, was sinnvoll automatisiert ablaufen kann, verschafft uns Zeit, fokussiert an anderen Aufgaben zu arbeiten. Oft dreht es sich um vermeintlich kleine Aufgaben, wie Übersichten für offene Anfragen erstellen und pflegen oder Zertifikate bei Lieferanten überprüfen bzw. auslaufende Zertifikate neu anfordern: Vorgänge auf Wiedervorlage terminieren, Erinnerungen oder Mahnungen erstellen und verfolgen und letztlich die Ablage der angeforderten Unterlagen ins System inklusive. Ein Zeit- und Fokusfresser. Arbeitserleichternde Automatisierungen innerhalb des IMS steigern bereits heute immens das Performance-Potential von Organisationen. Tendenz steigend.