Managementsystem über Weihnachten aufräumen – Case Study

In vielen mittelständischen Unternehmen ist das Managementsystem längst digitalisiert, aber im Alltag kommen Strukturpflege und konsequente Bereinigung oft zu kurz. So war es auch bei der fiktiven, aber typischen Maschinenbau GmbH in Süddeutschland: Copiki war seit zwei Jahren eingeführt, die wichtigsten Prozesse waren dokumentiert. Und trotzdem klagten die Fachbereiche über Unübersichtlichkeit, Doku-Stau und doppelte Ablagen.

Aus dieser Situation heraus entstand eine einfache Idee: Die ruhige Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr bewusst als „Weihnachtssprint“ zu nutzen, um das Copiki-basierte Managementsystem aufzuräumen, zu verschlanken und für das neue Jahr auditfester zu machen. Die folgende Fallstudie beschreibt, wie die Verantwortlichen vorgegangen sind, welche Entscheidungen sie getroffen haben und welche Effekte im neuen Jahr sichtbar wurden.

Ausgangslage vor Weihnachten – Doku-Stau im Copiki-Managementsystem

Die Maschinenbau Müller GmbH mit rund 150 Mitarbeitenden setzt Copiki seit zwei Jahren als zentrale Plattform für ihr integriertes Managementsystem ein. Was als entlastender Schritt hin zu einem Single Point of Truth gedacht war, hatte sich im Tagesgeschäft jedoch zunehmend in ein Sammelbecken aus Alt-Dokumenten, Parallelstrukturen und halbfertigen Seiten verwandelt. Die Einführung war erfolgreich verlaufen, doch die kontinuierliche Pflege blieb im Spannungsfeld des operativen Geschäfts immer wieder liegen.

Qualitätsmanagementbeauftragte Sabrina bemerkte das täglich. In Rückfragen aus den Fachbereichen ging es selten um Inhalte, dafür umso öfter um Orientierung: „Wo finde ich jetzt die aktuelle Arbeitsanweisung?“ oder „Gibt es die Prozessbeschreibung zur Rüstzeitoptimierung nicht auch noch irgendwo im Netzlaufwerk?“. Neben Copiki existierten weiterhin alte Ordnerstrukturen auf dem Server. Excel-Übersichten einzelner Teams und lokal gespeicherte PDF-Exporte aus Copiki, die niemand mehr im Blick hatte.

Besonders sichtbar wurde das Problem im Bereich „Prozesse Produktion“. Die Hauptseite führte inzwischen auf rund 30 Unterseiten, viele davon seit Monaten oder sogar länger nicht aktualisiert. Versionen waren zwar technisch vorhanden, aber inhaltlich waren Zuständigkeiten unklar. Einige Mitarbeitende hatten sich aus Frust über die Sucherei angewöhnt, sich wichtige Seiten einmal als PDF zu exportieren und lokal zu speichern. Damit unterliefen sie genau das Ziel, Copiki als verlässliche Quelle für aktuelle Informationen zu etablieren.

Vor Weihnachten spitzte sich die Lage zu. Für das Frühjahr war ein externes Audit angekündigt, mehrere Maßnahmen aus dem letzten Audit waren noch offen und im letzten Management-Review waren Beschwerden aus den Fachbereichen zur „Unübersichtlichkeit der Dokumentation“ protokolliert worden. Sabrina war klar: Ein klarer Schnitt war überfällig. Im laufenden Jahr hatte sie jedoch kaum zusammenhängende Zeitfenster gefunden, um das Managementsystem systematisch aufzuräumen.

Geschäftsführer Thomas sah das Managementsystem grundsätzlich als wichtiges Führungsinstrument. Gleichzeitig scheute er größere Aufräumaktionen während der Hochsaison in der Produktion, weil er zusätzliche Belastung und Abstimmungsaufwand befürchtete. Als er im Dezember auf die Auditplanung blickte, wurde ihm jedoch bewusst, dass es ohne gezielten Eingriff nicht besser werden würde. Ein „Nebenher-Projekt“ war aus seiner Sicht keine Option mehr. Diese Versuche waren in der Vergangenheit immer wieder im Tagesgeschäft stecken geblieben.

Die Idee des Weihnachtssprints – Fokuswoche zwischen den Jahren

Der Wendepunkt kam Anfang Dezember in einer kurzen Besprechung zwischen Sabrina und Thomas. Sie gingen die Auditvorgaben durch und warfen einen Blick auf die aktuelle Copiki-Startseite. Zwischen neuen Meldungen, alten Hinweisen und gewachsenen Menüstrukturen war der rote Faden nur mit Mühe zu erkennen. Sabrina formulierte offen, was sie schon länger dachte: „Wir brauchen eine konzentrierte Woche, in der wir nichts Neues einführen, sondern konsequent aufräumen.“

Thomas war zunächst skeptisch, ob sich dafür der richtige Zeitpunkt finden ließe. Doch im Gespräch fiel ihnen die Zeit „zwischen den Jahren“ ins Auge. In der Produktion liefen dann seit Jahren nur Notbesetzungen, viele Maschinen waren im geplanten Stillstand, und in den Büros waren die Teams ohnehin dünn besetzt. „Eigentlich ist das die einzige Woche, in der wir in Ruhe an Strukturen arbeiten können“, fasste Thomas zusammen. Schnell entstand die Idee eines klar definierten Weihnachtssprints – begrenzt auf vier Tage, mit einem klaren Start und einem klaren Ende.

Sabrina schlug vor, den Sprint vom 27. bis 30. Dezember zu legen. Sie plante eine kleine Kerntruppe ein: sich selbst als QMB, einen erfahrenen Prozessmanager aus der Produktion sowie je eine Vertretung aus den Bereichen Qualität und Arbeitssicherheit. Jede Person sollte an zwei der vier Tage verbindlich Zeitfenster für Copiki-Arbeit blocken. In einer kurzen Abstimmung mit der IT stellten sie sicher, dass Copiki in dieser Woche verfügbar war, die Backups aktuell waren und keine größeren technischen Änderungen geplant wurden.

Gemeinsam definierten Sabrina und Thomas konkrete Ziele. Statt den Anspruch zu haben, „das ganze Managementsystem aufzuräumen“, legten sie den Fokus auf wenige, aber wirkungsvolle Ergebnisse. Dazu gehörten die Überarbeitung der Top-20-Seiten mit den meisten Zugriffen, die Identifikation und Bereinigung doppelter Ablagen in kritischen Bereichen sowie die Klärung von Owner-Zuständigkeiten für zentrale Prozesse. In einer kurzen Einladung formulierte Sabrina an die geplante Sprintgruppe: „Wir nutzen die ruhige Woche, um unser Managementsystem aufzuräumen – mit klarer Agenda, kleiner Runde und gut sichtbaren Ergebnissen zum Jahresstart.“

Umsetzung in Copiki – Aufräum- und Verbesserungsaktionen zwischen den Jahren

Am 27. Dezember traf sich das kleine Team morgens zu einem kompakten Kick-off in einem sonst leeren Besprechungsraum. Auf dem Bildschirm: die Copiki-Startseite, daneben eine Übersicht der Bereiche mit den meisten Seitenaufrufen und offenen Änderungswünschen. In 45 Minuten verständigten sie sich auf Prioritäten, Regeln und eine Arbeitsweise, die zur Idee des Sprints passte. Pragmatisch, sichtbar und ohne sich in Details zu verlieren.

Im Weihnachtssprint konzentrierten sich Sabrina und ihr Team auf sechs Kernaktionen, die sie in Copiki konsequent umsetzten.

• Kandidaten für Archivierung markieren: Am ersten Tag sichteten sie die priorisierten Bereiche und kennzeichneten veraltete oder inhaltlich überholte Seiten als „Kandidaten für Archiv“. Dadurch entstand ein klarer Überblick über Altlasten, ohne sofort jede Seite im Detail klären zu müssen.
• Dubletten beseitigen: Parallel suchten sie gezielt nach doppelten Inhalten, insbesondere zwischen Copiki und dem Netzlaufwerk. Für wichtige Dokumente entschieden sie sich bewusst für Copiki als Single Point of Truth und versehen die alten Serverpfade mit einem Hinweis auf die neue Stelle.
• Struktur und Seitentitel vereinheitlichen: An Tag zwei nahmen sie sich die Navigation vor. Bereiche wurden umbenannt, Menüs verschlankt und Seitentitel nach einfachen Namenskonventionen angepasst. Aus „Ablauf_Prod_neu_final“ wurde etwa „Prozess Produktion – Rüsten“ mit klarer Zuordnung in Copiki.
• Verantwortlichkeiten in Copiki sichtbar machen: Am dritten Tag stand das Thema Owner im Mittelpunkt. Für jede priorisierte Seite wurde eine verantwortliche Person festgelegt und direkt in Copiki dokumentiert. Entweder über entsprechende Metadaten oder einen klaren Abschnitt „Verantwortlich“ auf der Seite.
• Vorlagen vereinfachen und nutzen: Im weiteren Verlauf straffte das Team bestehende Vorlagen für Prozess- und Arbeitsanweisungsseiten. Statt langer Fließtexte nutzten sie klar gegliederte Abschnitte mit Prozessziel, Ablauf, Rollen und relevanten Links.
• Externe Ablagen konsolidieren: Zum Abschluss migrierten sie ausgewählte, häufig genutzte Dokumente vom Netzlaufwerk nach Copiki. Sie fixierten gemeinsam, welche Ordnerstrukturen auf dem Server schreibgeschützt oder schrittweise zurückgebaut werden sollten.

Ein zentrales Beispiel war die zentrale Prozessseite in der Produktion. Vor dem Sprint bestand sie aus einem langen Fließtext mit Verweisen auf mehrere alte Anhänge und einer unklaren Verantwortlichkeit. Nach der Überarbeitung in Copiki gliederte sich die Seite in einen kompakten Überblick zum Prozessziel, eine verständliche Beschreibung der Hauptschritte, eine Auflistung der beteiligten Rollen sowie einen klaren Hinweis auf die zuständige Prozessverantwortliche. Über interne Links waren zugehörige Arbeitsanweisungen und Formulare direkt erreichbar.

Damit das Projekt auch später nachvollziehbar blieb, legte das Team eine eigene Seite „Weihnachtssprint 20XX“ in Copiki an. Dort hielten sie die wichtigsten Strukturentscheidungen, geänderten Bereiche und offenen Folgeaufgaben fest. Die Versionierung in Copiki half ihnen dabei, auch im Nachgang jederzeit zu sehen, wann welche Seite überarbeitet wurde und welche Inhalte in das Archiv verschoben worden waren. Technisch anspruchsvollere Anpassungen, etwa komplexe Workflow-Konfigurationen, markierten sie bewusst als Folgeprojekte, um den Fokus im Weihnachtssprint nicht zu verlieren.

Ergebnisse im neuen Jahr – spürbare Effekte für Audits und Alltag

Als nach dem Jahreswechsel wieder mehr Betrieb in die Büros kam, fiel vielen Mitarbeitenden sofort auf, dass sich etwas in Copiki verändert hatte. Die Startseite wirkte aufgeräumter, wichtige Links waren sichtbarer platziert und der Bereich „Prozesse Produktion“ war deutlich übersichtlicher. In den ersten Teamrunden nach den Feiertagen berichteten mehrere Mitarbeitende unabhängig voneinander, dass sie „jetzt schneller finden, was sie suchen“ und „Copiki inzwischen viel klarer strukturiert wirkt“.

Für die Auditvorbereitung im Frühjahr zahlte sich der Weihnachtssprint unmittelbar aus. Sabrina und Thomas konnten mehrere Maßnahmen aus dem letzten Audit guten Gewissens als erledigt dokumentieren. Vor allem im Hinblick auf die Aktualität zentraler Prozessdokumente, die Zuordnung von Verantwortlichkeiten und die Nachvollziehbarkeit von Änderungen. In der Abschlussbesprechung des Audits hob die Auditorin besonders hervor, dass sich die Änderungshistorie der Dokumente in Copiki gut nachvollziehen lasse und die Ansprechpersonen für wesentliche Prozesse klar erkennbar seien.

Auch im Alltag zeigten sich schnell pragmatische Effekte. Die Zahl der Rückfragen nach dem Motto „Wo finde ich die aktuelle Version?“ ging spürbar zurück. In der IT fiel auf, dass weniger Dateien aus den bereinigten Bereichen per E-Mail verschickt oder von den Netzlaufwerken heruntergeladen wurden. Stattdessen stiegen die Seitenaufrufe direkt in Copiki in genau den Bereichen, die das Sprintteam überarbeitet hatte. Genaue Zahlenwerte spielte das Unternehmen bewusst nicht groß aus, aber die Richtung war eindeutig: Copiki wurde als Single Point of Truth ernster genommen.

Für Thomas als Geschäftsführer war wichtig, dass der Sprint den laufenden Betrieb nicht gestört hatte. Die kleine, handverlesene Runde hatte in ruhigen Tagen konzentriert gearbeitet, ohne breite Abstimmungsrunden zu benötigen. Im Management-Review nutzte er die Gelegenheit, den Weihnachtssprint als Beispiel dafür zu präsentieren, wie sich Pflichtprogramme wie Auditvorbereitung mit spürbarem Nutzen im Alltag verbinden lassen, wenn man ihnen einen klar umrissenen Rahmen gibt.

Lessons Learned – Was andere Unternehmen vom Copiki-Weihnachtssprint lernen können

Aus Sicht von Sabrina und Thomas war der eigentliche Erfolg des Projektes nicht nur das aufgeräumte Copiki-Managementsystem, sondern die Erkenntnis, wie viel sich in wenigen Tagen bewegen lässt, wenn Ziel, Zeitfenster und Team klar sind. In einer internen Rückblende hielten sie gemeinsam fest, was sie beim nächsten Mal genauso machen würden – und was sie noch schärfen wollen.

Aus dem Projekt haben Sabrina und Thomas fünf zentrale Lehren gezogen, die sie anderen Organisationen als Empfehlung mitgeben.

• Planen Sie ein klares, begrenztes Zeitfenster: Eine fokussierte Woche bringt mehr Fortschritt als ein dauerhaftes „Wir räumen nebenher auf“.
• Arbeiten Sie mit einem kleinen, entscheidungsfähigen Kernteam: Lieber wenige Personen mit Mandat, als viele Beteiligte ohne Zeit und Klarheit.
• Definieren Sie wenige, konkrete Sprintziele: Zum Beispiel Top-20-Seiten überarbeiten oder Dubletten in zwei Kernbereichen beseitigen, statt alles auf einmal anzugehen.
• Nutzen Sie Copiki konsequent als zentrale Plattform: Räumaktionen sollten direkt im produktiven System stattfinden, nicht in losgelösten Excel-Listen oder Schatten-Wikis.
• Verankern Sie Anschlussrituale: Vierteljährliche Mini-Sprints oder kurze Struktur-Reviews verhindern, dass das Managementsystem wieder verstaubt.

In einem kurzen Erfahrungsbericht an andere Qualitätsmanagementbeauftragte formulierte Sabrina es so: „Wählt lieber fünf klare Ziele für euren Sprint statt einer langen Wunschliste – dann seht ihr Ende der Woche wirklich Ergebnisse.“. Thomas ergänzte, dass der Kalenderzeitpunkt zwar hilfreich sei, aber nicht entscheidend. Für ihn ist der „Weihnachtssprint“ eher ein Prinzip: eine bewusst freigeschaufelte Zeitspanne, in der am Managementsystem gearbeitet wird, während das operative Tagesgeschäft etwas leiser ist.

Das Unternehmen plant inzwischen, das Format flexibel zu nutzen. Neben der Option, erneut zwischen Weihnachten und Neujahr einen Fokus auf Copiki zu legen, denken Sabrina und Thomas auch über eine „Sommer-Aufräumwoche“ oder einen gezielten Audit-Vorbereitungs-Sprint nach. So wird aus einer einmaligen Aktion nach und nach eine Routine. Das sorgt dafür, dass das Managementsystem Schritt für Schritt schlank, nutzungsfreundlich und auditfest bleibt.

FAQ

Fazit

Wenn Sie Lust bekommen haben, Ihr eigenes Managementsystem aufzuräumen, kann ein kompakter Sprint ein guter Einstieg sein. Starten Sie mit wenigen, klaren Zielen, einem kleinen Team und einem präzisen Zeitfenster. Copiki unterstützt Sie dabei, weil Änderungen direkt im produktiven System sichtbar werden und sich mit Funktionen wie Versionierung, Vorlagen und internen Links gut strukturieren lassen.

Als nächster Schritt kann es sinnvoll sein, eine einfache Sprint-Checkliste oder Planungsübersicht zu erstellen. Hier werden Ziele, beteiligte Personen, Fokusbereiche und Zeitblöcke festgehalten. So behalten Sie während der Woche den Überblick und können die Erfahrungen anschließend für weitere Sprints – ob zu Weihnachten, im Sommer oder vor einem Audit – nutzen.

Quellen

• Copiki – Plattform für integrierte Managementsysteme im Mittelstand
• ISO 9001 – Qualitätsmanagementsysteme (Überblick, engl.)
• DIN – Deutsche Normungsorganisation, Informationen zu Managementsystemnormen
• Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin – Informationen zu Arbeitsschutzmanagement und Dokumentation

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