Warum ein Integriertes Managementsystem (IMS)?

Ein Integriertes Managementsystem schafft Vorteile im Business

Zu viel Arbeit für zu wenige Personen. Nichts Neues … Tragisch, wenn Mitarbeitende dann auch noch Zeit auf der Suche verlieren. Auf der Suche nach Informationen, auf der Suche nach Normen, auf der Suche nach Handlungsanweisungen und vielem mehr. Tragisch, wie gesagt. Aber ebenso vermeidbar!

Prozesse und Vorgänge im Managementsystem bündeln

Menschen sind manchmal irrational. Aber warum regeln wir Dinge nicht einfach? Es ist keine Zauberei, zum Beispiel gewisse Prozesse festzulegen oder Vorgänge schriftlich zu dokumentieren (Wie werden Belege geprüft? Welche IT-Systeme hat man? Welche Vier-Augen-Prinzipien gibt es? usw.). Und vielfach sprechen wir dabei von Themen, die nicht nur einmal auftauchen, sondern uns in verschiedenen Zusammenhängen immer und immer wieder begegnen. Gebündelt in einem IMS, sind Organisationen in der Lage, alle Anforderungen – bei Bedarf nach Themen gefiltert – aus diesem einen System zu bedienen. Und das ist nicht nur rational, sondern schafft im täglichen Business einen handfesten Vorsprung.

Prozesse organisieren, weniger Zeit verlieren

Vor der Einführung eines IMS steht immer die Frage: Was ist meine Zielsetzung? Es gibt unterschiedliche Motivationen für die Einführung eines Managementsystems oder vielleicht sogar eines zertifizierten Managementsystems – beispielsweise wenn eine Organisation nur einen Nachweis braucht, um Kunden beliefern zu dürfen. Die Ausgangslage bildet heute aber meist der Bedarf, Prozesse zu organisieren. Viel Arbeit trifft auf (zu) wenige Mitarbeitende, die im Alltag stolpern, weil Angelegenheiten nicht, unzureichend oder nicht nachvollziehbar geregelt sind. Natürlich bedeutet auch die Einführung eines IMS erstmal Aufwand – je nach Zielsetzung mehr oder weniger. Ein Aufwand jedoch, der nur punktuell (nämlich im Prozess der Planung und Einführung) Ressourcen bindet und sich auf Mittel- und Langfrist bezahlt macht: durch geregelte Prozesse, die nicht länger als Stolperfallen wirken sowie durch eindeutig festgelegte Zuständigkeiten und Vorgehensweisen. Und dadurch, dass ich, gehalten und geführt durch eine ordentliche Struktur, einfach weniger Zeit verliere.

„Erschlagende“ Normen-Theorie und Basics? Im IMS zugänglich geregelt

Normen, Regulierungen und Anforderungen – ISO, DSGVO und Co. – haben nicht das Zeug zum täglichen Liebling. Ebenso der alltägliche Arbeitswust: To-dos, die zwar unbedingt gemacht werden müssen, aber eher wenig Freude bereiten. Sind diese Dinge außerdem nicht geregelt, wachsen das tägliche Ärgernis und das Frustpotential ins Unermessliche. Umso wichtiger, dass man dort Regeln schafft, die dauerhaft entlasten – weniger Stress durch mehr Orientierung. Ein ordentlich aufgesetztes IMS schafft damit zusätzlichen Freiraum. Weg vom täglichen „Das hält mich auf, aber ist nötiges Basic“-Business hin zu den wirklich spannenden Themen, in die wir gerne all unsere Energie und Passion legen.

Ordnung lohnt sich immer!

Je mehr Basics eine Organisation regeln kann, umso besser. Oder gibt es etwas Lästigeres, als für die immer gleichen Dinge Zeit zu verschwenden? Für Dinge, über die man, wären sie geregelt, nicht mal mehr nachdenken müsste? Dennoch gilt ein Vorgehen mit Bedacht, um nicht aus reinem Elan heraus zu überreglementieren. Fragen, die sich Organisationen dabei immer stellen sollten, lauten: „Wie gehe ich effizient UND bedacht vor?“ oder „Ist es sinnvoll, zu regeln oder brauche ich an dieser Stelle Freiheiten?“ Denn, auch das darf und muss in aller Deutlichkeit zur Sprache kommen: Es ergibt schlichtweg keinen Sinn, Regeln festzulegen, welche entweder eh nicht beachtet werden können oder die Arbeitsabläufe einfach behindern. Wer diese Balance in der Organisation findet, nimmt seinen Mitarbeitenden nicht nur eine enorme Last, sondern verschafft ihnen auch mehr Ordnung im täglichen Doing. Und die lohnt sich immer!