Was ist ein Managementsystem?

Jedes Unternehmen verfügt über Managementsysteme – manche implizit, andere stellen diese auf eine professionelle Grundlage. Zumeist führen betriebswirtschaftliche, wettbewerbsbedingte oder regulatorische Anforderungen zur Einführung eines Managementsystems in einem Unternehmen. Grundsätzlich handelt es sich dabei um ein System der Unternehmensführung, das Steuerungs- und Kontrollmechanismen umfasst. Diese Assets können Sie gezielt einsetzen, um Abläufe innerhalb eines Unternehmens zu optimieren.

Sinn und Zweck ist es, komplexe Aufgaben innerhalb eines Unternehmens abzubilden und strukturierte Herangehensweisen an die Hand zu geben. Dabei funktioniert das Managementsystem wie ein Werkzeugkasten: Hier werden Tätigkeiten, Instrumente, Methoden und Anforderungen gebündelt, die das Unternehmen zur Anwendung bringt, um eine konkrete Zielsetzung zu erreichen. Ferner finden sich hier oftmals Informationen zur Aufbauorganisation und Ablauforganisation – beispielsweise in Form von Organigrammen. So wird ein Ordnungsrahmen für ein spezifisches Arbeitsfeld definiert.

Einige dieser System werden intrinsisch motiviert implementiert, andere Managementsysteme können die Grundlage für eine Zertifizierung bilden. Neben einzelnen Managementsystemen gibt es integrierte Managementsysteme (IMS). Diese verbinden mehrere Managementsysteme, die zuvor voneinander getrennt waren oder lediglich Teilbereiche abdecken, zu einem ganzheitlichen Ansatz.

Arten von Managementsystemen

Zahlreiche Managementsysteme gehen mit spezifischen Normanforderungen einher, die ein Audit durch externe Experten und eine anschließende Zertifizierung erfordern. Zum einen handelt es sich um eine vertrauensbildende Maßnahme, zum anderen sind für einige Managementsysteme offizielle (ISO-)Zertifizierungen zwingend erforderlich.

Zusätzlich sind regulative Anforderungen wie die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), die MDR (Verordnung (EU) 2017/745 über Medizinprodukte) oder spezifische Anforderungen an Qualität, Datensicherheit, Betriebssicherheit und Ähnliches zu nennen. Durch die Zertifizierung wird also belegt, dass die Managementsysteme den Normansprüchen entsprechen.

Mitunter können solche Zertifizierungen Voraussetzung für eine Zusammenarbeit mit Zulieferern oder für die Marktpositionierung eines Produktes sein.

Doch welche Managementsysteme gibt es? Und welche Normanforderungen an diese Managementsysteme bestehen genau? Wir haben Ihnen eine kompakte Übersicht mit den wichtigsten Beispielen zusammengestellt – Managementsysteme einfach erklärt.

ISO 9001 Qualitätsmanagement

Die ISO 9001 legt die Mindestanforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem fest. Forciert werden Verbesserungsmaßnahmen an einem Produkt oder einem Prozess unter Berücksichtigung der Kundenanforderungen. Als zentrale Aspekte gelten Serviceorientierung, frühe Auffindung von Fehlern und potenziellen Schwachstellen, schnellere Innovationszyklen sowie Kosteneffizienz.

ISO 42001 Qualitätsmanagement für Medizinprodukte

Künstliche Intelligenz eröffnet enorme Chancen – birgt jedoch ebenso Risiken in Bezug auf Ethik, Sicherheit und Transparenz. ISO/IEC 42001:2023 ist der weltweit erste Standard, der hierfür ein vollwertiges Managementsystem beschreibt. Er strukturiert Verantwortlichkeiten, Prozesse und Kennzahlen über den gesamten KI‑Lebenszyklus hinweg.

Mehr Informationen und unseren Leistungen finden sie auf unserer Leistungsseite zur ISO 42001.

ISO/IEC 27701 – Datenschutz-Managementsystem (PIMS)

ISO/IEC 27701 erweitert ISO 27001 gezielt um Datenschutzanforderungen und definiert ein vollwertiges Privacy Information Management System. Damit lässt sich der Nachweis für DSGVO‑Art. 5ff. (u. a. Accountability, Privacy by Design) strukturiert führen.

ISO 14001 Umweltmanagement

Das Umweltmanagementsystem gemäß der ISO 14001 ist zentraler Bestandteil des betrieblichen Umweltschutzes: Zuständigkeiten, Ablauforganisation, gesetzliche Vorschriften und deren Umsetzung, Verhaltensregelungen werden festgehalten, um negative Umweltauswirkungen auf ein Minimum zu reduzieren.

ISO 50001 Energiemanagement

Systematisches Energiemanagement erfasst sämtliche energiebezogenen Leistungen wie Effizienz, Emissionswerte etc. Einsparpotenziale werden so identifiziert und können für eine entsprechende Zertifizierung umgesetzt werden. Daher wird in diesem Kontext oftmals von Managementsystemen für Nachhaltigkeit gesprochen.

ISO 45001 Arbeitssicherheit

Das Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagementsystem wird gemäß der Normanforderungen für die ISO 45001 umgesetzt. Hier werden Aspekte der Arbeitssicherheit innerhalb der betrieblichen Prozesse, die Arbeitsbedingungen und die -umgebung im Unternehmen einbezogen.

ISO 13485 Qualitätsmanagement für Medizinprodukte

Für das Design, die Entwicklung, den Vertrieb und die Inverkehrbringung von Medizinprodukten gelten hohe Auflagen. Daher gibt es hierfür die spezielle ISO-Norm 13485, die die umfassenden Anforderungen an ein entsprechendes Qualitätsmanagementsystem abbildet. Sowohl relevante Anforderungen als auch Prozessoptimierungen werden hier festgehalten, die vorrangig Fehler und Risiken vermeiden sollen.

GDP / §52a AMG

Im Kontext Medizinprodukte gibt es Auflagen für den Großhandel mit Arzneimitteln. Unternehmen, die hier Großhandel betreiben, müssen entsprechend dem AMG – Arzneimittelgesetz – eine verantwortliche Person benennen, die eine entsprechende Qualifikation und Sachkenntnis besitzt. Ein entsprechendes Managementsystem kann der Zertifizierung dienen.

Verordnung (EU) 2017/745 über Medizinprodukte (MDR)

Bei der MDR (Medical Device Regulation) handelt es sich um die europäische Verordnung für Medizinprodukte. Die Verordnung liefert umfassende Vorgaben vor allem für die Hersteller und Händler von in der EU vertriebenen Medizinprodukten. Sie gilt innerhalb der EU-Mitgliedstaaten.

SA8000 Sozial Standard

Unternehmen, die die Mindestanforderung an Sozial- und Arbeitsstandards gemäß der Vereinten Nationen und der internationalen Arbeitsorganisation ILO erfüllen, können sich zertifizieren lassen.

Vorteile von Managementsystemen für Ihr Unternehmen

Die internen und externen Anforderungen, die an ein Managementsystem gestellt werden, können schnell unübersichtlich werden. Daher gilt es, das Nützliche und Notwendige intelligent miteinander zu verbinden und für alle Interessensgruppen nachvollziehbar darzustellen.

Beim Management Institut Bochum (mib) schaffen wir hierfür ein kundenorientiertes Managementsystem, das perfekt funktioniert, weil es einfach umzusetzen und leicht verständlich ist. An den Bedürfnissen des Mittelstandes orientiert, individuell für Ihr Unternehmen aufgesetzt und eng mit Ihnen und Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern abgestimmt.

Somit profitieren Sie von folgenden Vorteilen professionell aufgestellter Managementsysteme:

• Ein umfassendes, effektives und zugleich effizientes Managementsystem schafft zufriedene Kundinnen und Kunden – wenn es sich um ein Managementsystem mit entsprechender Zielsetzung/Ausrichtung handelt. Es gewährleistet, dass Kundenanforderungen verstanden und angemessen bearbeitet werden.
• Die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden wird erhöht, da Rahmenbedingungen, Verantwortlichkeiten, Ablauforganisation (und ggf. Aufbauorganisation) klar kommuniziert und nachvollziehbar werden.
• Die Transparenz innerhalb Ihres Unternehmens wird erhöht, da Abläufe sauber dokumentiert und finanzielle Vorgänge besser nachvollziehbar sind.
• Reproduzierbare Abläufe sorgen für ein konstant hohes bis hin zu einem sich steigernden Qualitätsniveau und verbessern die Wirtschaftlichkeit von Prozessen.
• Komplexe Strukturen werden vereinfacht und können besser auf die Unternehmensstruktur, Produkte und Dienstleistungen abgestimmt werden.
• Zertifizierungen gut funktionierender Managementsysteme steigern die Wettbewerbsfähigkeit und Reputation bei Zulieferern, Partnern und/oder Kunden. Die Qualität der Arbeit wird öffentlich dokumentiert und nachweislich belegt.
• Es ergeben sich automatisch Synergieeffekte durch schlanke, umfassende Managementsysteme, Schnittstellen können identifiziert und optimiert werden.

Systematisch gelangen Sie somit zu besseren Prozessen, Produkten und Service-Leistungen. Durch die Einführung eines Managementsystems ist die Voraussetzung geschaffen, um im Wettbewerb nicht nur zu bestehen, sondern sich erfolgreich zu positionieren. Ein Beispiel aus der Praxis finden Sie in unserer Success Story.