ISO 9001:2026 Infrastruktur: Einordnung für QM und Audit
Kurzfassung (TL;DR)
- ISO 9001:2026 weitet den Zweck von Wissen der Organisation auf alle beabsichtigten Ergebnisse des QM-Systems und ergänzt ihn um das aktive Nutzen und Weitergeben.
- Wissen gilt als veränderliche, verteilte Ressource: Es steckt in Köpfen, Verfahren, Produkten, Dokumenten und digitalen Systemen.
- Nach Einschätzung des mib Management Instituts Bochum werden Verlustschutz, Vertretung und Nachfolge damit zu einem erwartbaren Auditthema, verschärft durch Demografie und Personalwechsel.
- Drei Auditfragen helfen QM, internen Auditor:innen und Geschäftsführung, wissenskritische Risiken an einzelnen Personen sichtbar zu machen.
ISO 9001:2026 Wissen der Organisation: Zwei Verben schwingen in Abschnitt 7.1.6 neu mit: nutzen und weitergeben. Nach der Veröffentlichung der Norm am 16. September 2026 wird aus einem früher randständigen Dokumentationsthema eine Frage der Wirksamkeit des gesamten QM-Systems. Wer das überliest, hat am Ende zwar einen Ordner voller Arbeitsanweisungen, aber keine Antwort auf die Frage, ob das Wissen wirklich ankommt.
Die dreijährige Übergangsphase läuft bereits. Das gibt QM, Audit und Geschäftsführung Zeit, sich in Ruhe mit dem erweiterten Verständnis von Wissen der Organisation auseinanderzusetzen, bevor es im Audit abgefragt wird. In diesem Beitrag ordnen wir ein, was sich konkret ändert, wo die Norm aufhört und Auslegung beginnt. Dazu kommen drei Fragen, mit denen Sie Ihren eigenen Stand prüfen.
Wissen der Organisation vor der Revision: Wozu es 2015 diente
In ISO 9001:2015 war der Zweck von Wissen der Organisation eng gefasst. Es diente dem Betrieb der Prozesse und der Konformität von Produkten und Dienstleistungen. Die Anforderung lautete, dieses Wissen aufrechtzuerhalten und im nötigen Umfang zur Verfügung zu stellen. Mehr verlangte der Abschnitt nicht ausdrücklich.
In der Praxis vieler Mittelständler wurde Abschnitt 7.1.6 deshalb als reines Dokumentationsthema gelesen, selten als Steuerungsfrage. Wissen in Köpfen, verteilte Dateien und E-Mail-Versionen waren ein bekanntes, aber selten systematisch angegangenes Problem. Eine QMB verweist im Audit auf einen Ordner mit Arbeitsanweisungen und gilt damit als nachweisfähig. Ob dieses Wissen auch genutzt und weitergegeben wird, bleibt offen.
Genau hier liegt der Stolperstein beim Umstieg: Wer den alten Abschnitt nur als Ablage versteht und ihn unverändert in die neue Fassung fortschreibt, verpasst die eigentliche Verschiebung.
ISO 9001:2026 Wissen der Organisation: Was Abschnitt 7.1.6 konkret ändert
ISO 9001:2026 wurde am 16. September 2026 veröffentlicht. Nach Darstellung der ISO bildet die Revision ein komplexeres, digitaleres und vernetzteres Geschäftsumfeld ab und greift Realitäten wie Digitalisierung, organisationales Wissen, komplexere Lieferketten und Resilienz auf.
Inhaltlich verschiebt sich bei Abschnitt 7.1.6 der Schwerpunkt. Der Zweck von Wissen der Organisation reicht in der neuen Fassung bis zu allen beabsichtigten Ergebnissen des QM-Systems, nicht mehr nur bis zum Betrieb der Prozesse und zur Produktkonformität. Und Wissen ist, soweit nötig, nicht mehr nur vorzuhalten, sondern auch zu nutzen und weiterzugeben. Diese zwei Verben sind der Kern der Änderung, keine sprachliche Politur.
Dazu kommt ein breiteres Verständnis von Wissen selbst. Es spannt den Bogen vom Erfahrungswissen einzelner Personen bis zu Wissen, das in Verfahren, Produkten, Dokumenten und digitalen Systemen steckt. Wissen der Organisation ist damit veränderlich: Es folgt dem Kontext und erneuert sich durch Nutzung und Erfahrung, statt ein abgeschlossener Dokumentenbestand zu sein. Aus dem Lagerbestand wird ein Fluss.
Ein Hinweis zur Belastbarkeit: Der genaue Normwortlaut von 7.1.6 ist nur im lizenzierten Text von ISO beziehungsweise DIN Media maßgeblich. Wo es auf die exakte Formulierung ankommt, gilt diese Fassung, nicht eine Wiedergabe. Für eine QMB im Maschinenbau heißt die Änderung konkret: Nicht mehr nur die Arbeitsanweisung muss existieren. Es muss erkennbar sein, dass das Einrichterwissen tatsächlich angewendet und an die Schicht weitergegeben wird.
Warum Nachfolge und Wissenstransfer zum Prüfthema werden
Die breitere Anforderung trifft auf eine reale Entwicklung. Viele der heute Erwerbstätigen gehören zur Babyboomer-Generation und gehen in den nächsten rund 15 Jahren in den Ruhestand, während jüngere Jahrgänge die Lücke nicht füllen. Nach Berechnungen des Statistischen Bundesamts könnte die Zahl der Menschen im Erwerbsalter bis Mitte der 2030er Jahre selbst bei hoher Nettozuwanderung um voraussichtlich 3,2 Millionen sinken, bei niedriger Zuwanderung um 4,9 Millionen.
Dieser Wissensabfluss ist kein abstraktes Szenario. Kritisches Erfahrungswissen sitzt in Abläufen, Entscheidungen und impliziten Fähigkeiten und ist oft nicht vollständig in Dokumentationen oder Handbüchern erfasst. Das Fraunhofer-Institut für Fabrikbetrieb und -automatisierung weist darauf hin, dass Qualität, Instandhaltung und sicherheitsrelevante Eingriffe häufig an wenigen erfahrenen Köpfen hängen, deren implizites Wissen schwer dokumentierbar ist. Sinnvoll ist, Wissen früh im Arbeitsprozess zu erfassen, statt erst beim Ausscheiden von Schlüsselpersonen.
Als Einschätzung des mib Management Instituts Bochum, nicht als Normaussage: Weil Wissensmanagement unter der neuen Fassung breiter und aktiver wird, rücken Nachfolgeplanung und Wissenstransfer in die Reichweite des Audits. Scheidet in einem 120-Personen-Betrieb die einzige Person aus, die die Lieferantenbewertung inhaltlich steuert, fehlt nicht ein Dokument. Es fehlt die Fähigkeit, Grenzfälle zu beurteilen, die in keinem Formular steht. Nachfolge als reines Personalthema zu behandeln und sie nicht mit der wissenskritischen Prozesslandschaft zu verknüpfen, wäre die falsche Trennung. Welche Mittel das Haus für Weitergabe und Nachfolge bereitstellt, entscheidet die Geschäftsführung.
Erwerben, nutzen, aktuellhalten, sichern: der Umgang in vier Bewegungen
Der erweiterte Umgang mit Wissen lässt sich in vier Bewegungen gliedern, die im nötigen Umfang zusammenspielen.
- Erwerben: Wissen bewusst aufbauen und aus Erfahrung, Lernen und Austausch ergänzen, statt es nur abzuwarten.
- Nutzen: Wissen fließt erkennbar in die Arbeit und in die Ergebnisse des QM-Systems ein, statt nur abgelegt zu werden.
- Aktuellhalten: Veraltetes Wissen wird erkannt und erneuert, weil Wissen dem Kontext folgt und sich durch Nutzung verändert.
- Sichern: Wissen, dessen Verlust die Prozesse gefährden würde, wird gegen den Abgang von Personen geschützt, etwa über Vertretung, dokumentierte Verfahren und auffindbare Ablage.
Die Forschung nennt als praktikable Bausteine digitale Assistenz, strukturierte Dialoge und kontextbezogenen Wissensabruf. Ein auffindbarer und durchsuchbarer Ort mit Versionsstand für dokumentiertes Organisationswissen senkt Doppelarbeit und macht Weitergabe nachvollziehbar. Ähnlich funktioniert ein Managementsystem, das mit sauberer Datenstruktur arbeitet, bevor über Werkzeuge gesprochen wird.
Ein Organisationsentwickler koppelt die Einarbeitung neuer Prozesseigner an eine strukturierte Übergabe. Darin wird das bisherige Wissen zu Schnittstellen und Entscheidungen festgehalten und auffindbar hinterlegt. Der häufigste Fehler dabei: alle vier Bewegungen gleichzeitig und flächendeckend anzugehen, statt beim wissenskritischsten Prozess zu beginnen.
Was die Norm fordert und was Auslegung bleibt
Hier verläuft eine Grenze, die im Audit wichtig ist. Abschnitt 7.1.6 fordert den Umgang mit Wissen im nötigen Umfang. Er verlangt aber kein bestimmtes Wissensmanagementsystem und keine bestimmte Form. Die Organisation entscheidet über die Mittel. Wer aus guter Praxis eine Normpflicht macht und im Audit eine bestimmte Software oder Methode verlangt, überdehnt die Norm.
Der nötige Umfang ist eine Bewertungsfrage der Organisation. Nicht jedes Wissen muss gesichert werden, sondern das, dessen Verlust die beabsichtigten Ergebnisse gefährdet. Interne Auditor:innen können sinnvoll fragen, wie Wissen beim Ausscheiden erfahrener Beschäftigter gesichert wird, ohne eine konkrete Lösung vorzuschreiben. Eine interne Auditorin prüft also nicht, ob ein bestimmtes Tool existiert. Sie lässt sich zeigen, wie beim Weggang einer Schlüsselperson deren Wissen nachweisbar zur Vertretung und zur Nachfolge gelangt.
Zur Klarheit: Dass Wissensmanagement breiter und aktiver wird und dass Nachfolge zum Prüfthema wird, sind Einschätzungen des mib aus über 20 Jahren Praxis im Aufbau und in der Begleitung von Managementsystemen, keine Normaussagen. Scheinpräzision ist zu vermeiden. Wenn der genaue Wortlaut maßgeblich ist, gilt die lizenzierte Fassung.
Drei Fragen für Ihr Audit zum Wissen der Organisation
Drei Fragen helfen, den eigenen Stand beim Wissen der Organisation einzuschätzen.
- Für welche Ergebnisse Ihres QM-Systems brauchen Sie Wissen, das heute an einer einzigen Person hängt?
- Wo steckt dieses Wissen – im Kopf, im Verfahren, im Produkt, im Dokument oder im System?
- Wie gelangt es nachweisbar zur Vertretung und zur Nachfolge?
Schon die erste Frage zeigt, wo die Organisation anfangen sollte, weil sie das wissenskritischste Risiko sichtbar macht. Die drei Fragen eignen sich gleichermaßen für die Auditvorbereitung durch QM, für die Prüfung durch interne Auditor:innen und für die Mittelentscheidung der Geschäftsführung. Wie belastbare Antworten auf solche Fragen schneller verfügbar werden, zeigt auch unser Beitrag dazu, wie Auditfragen belastbar beantwortet werden.
Eine Geschäftsführung nutzt die drei Fragen in der Managementbewertung und erkennt, dass die Freigabeentscheidung für einen regulierten Prozess faktisch nur von einer Person getragen wird. Der Fehler wäre, die Fragen einmalig zu stellen und nicht in den regelmäßigen Review-Takt des QM-Systems aufzunehmen. Dieselbe Denkfigur, vom Pflichtdokument zum gelebten Prozess, kennen viele aus der Gefährdungsbeurteilung im KMU.
Fazit
Mit ISO 9001:2026 verliert Abschnitt 7.1.6 seinen Ruf als Randnotiz. Der Zweck von Wissen der Organisation reicht nun bis zu allen beabsichtigten Ergebnissen des QM-Systems, und Wissen ist zusätzlich zu nutzen und weiterzugeben. Es gilt als veränderlich und verteilt, verstreut über Köpfe, Verfahren, Produkte, Dokumente und Systeme. Weil Demografie und Personalwechsel den Wissensabfluss real beschleunigen, werden Verlustschutz, Vertretung und Nachfolge nach unserer Einschätzung zu einem erwartbaren Auditthema. Die Norm verlangt dabei den Umgang mit Wissen im nötigen Umfang, aber weder ein bestimmtes System noch eine bestimmte Form. Diese Grenze gehört in jedes Auditgespräch.
Die dreijährige Übergangsphase ist kein Grund zur Eile, aber ein guter Grund, jetzt Klarheit zu schaffen. Eine Frage legt den Stand jeder Organisation offen: Welches Wissen in Ihrem QM-System würde fehlen, wenn eine bestimmte Person morgen ausfällt? Wer darauf keine ruhige Antwort hat, kennt zumindest schon den Prozess, bei dem der Umgang mit Wissen beginnen sollte.
Kommen wir auf die beiden Verben vom Anfang zurück: nutzen und weitergeben. Nehmen Sie sich in dieser Woche genau einen wissenskritischen Prozess vor und wenden Sie die erste der drei Fragen darauf an. Das ist kein Projekt, sondern eine halbe Stunde. Und oft der ehrlichste Blick auf den Zustand des eigenen Organisationswissens.
Häufige Fragen
Die häufigsten Fragen, die wir zu diesem Thema bekommen finden Sie hier.
Der Zweck weitet sich von Betrieb der Prozesse und Produktkonformität auf alle beabsichtigten Ergebnisse des QM-Systems. Zusätzlich ist Wissen nicht mehr nur vorzuhalten, sondern im nötigen Umfang auch zu nutzen und weiterzugeben. Es gilt als veränderliche, verteilte Ressource.
Abschnitt 7.1.6 regelt den Umgang mit dem Wissen der Organisation. Der genaue Wortlaut ist nur im lizenzierten Normtext von ISO oder DIN Media maßgeblich. Wo es auf die exakte Formulierung ankommt, sollten Sie auf diese Fassung zurückgreifen statt auf eine Wiedergabe.
Nein. Die Norm fordert den Umgang mit Wissen im nötigen Umfang, schreibt aber kein bestimmtes System und keine bestimmte Form vor. Die Organisation entscheidet selbst über die Mittel. Im Audit sollte entsprechend keine bestimmte Software oder Methode verlangt werden.
Die Übergangsphase beträgt drei Jahre. Die Norm wurde am 16. September 2026 veröffentlicht, die DIN EN ISO 9001:2026 ist seit dem 24. September 2026 vorbestellbar. Das gibt QM und Audit Zeit, sich vorzubereiten, bevor die Themen im Audit abgefragt werden.
Weil Demografie und Personalwechsel den Wissensabfluss beschleunigen und kritisches Erfahrungswissen oft an wenigen Personen hängt. Nach Einschätzung des mib wird damit relevant, wie Wissen beim Ausscheiden erfahrener Beschäftigter gesichert wird. Das ist eine Einordnung, keine ausdrückliche Normaussage.
Wissen der Organisation auditfest machen: Workshop zur ISO 9001:2026
Welches Wissen in Ihrem QM-System würde fehlen, wenn eine bestimmte Person morgen ausfällt? In unserem Workshop am 8. Oktober ordnen wir die Änderungen der ISO 9001:2026 ein, planen den Übergang und gehen die Prüfpunkte für interne Audits durch: vom erweiterten Abschnitt 7.1.6 über das Nutzen und Weitergeben von Wissen bis zu Vertretung und Nachfolge bei wissenskritischen Prozessen.
Quellen
- ISO: Veröffentlichung der ISO 9001:2026 (16.09.2026)
- ISO: ISO 9001:2026 – Quality management
- DIN Media: Revision der ISO 9001
- Statistisches Bundesamt (Destatis): Demografie und Fachkräfte
- Fraunhofer IFF: Erfahrungswissen und Erfahrungstransfer
- Fraunhofer IFF: Implizites Wissen in Qualität und Instandhaltung
KI unterstützt, Menschen entscheiden – so sichern wir Qualität, Relevanz und Verantwortung.
