Copiki – Integriertes Managementsystem

Was ist Copiki?

Copiki ist ein integriertes Managementsystem in Form eines Corporate-Wikis, das vom Management Institut Bochum (//mib) angeboten wird. Es handelt sich um eine cloudbasierte Plattform, auf der alle Anforderungen eines integrierten Managementsystems zentral abgebildet werden. Normen, Prozesse und das Unternehmenswissen werden effizient verknüpft, sodass ein Single Point of Truth für alle Mitarbeiter entsteht. Dadurch erhöht Copiki die Transparenz im Unternehmen, verbessert die Prozessabläufe und trägt zu nachhaltigem Erfolg bei, indem Informationen immer aktuell, strukturiert und leicht zugänglich gehalten werden. Kurz gesagt: Copiki vereint die Funktionen eines Wissensmanagement-Tools und einer Managementsystem-Dokumentation in einer einzigen intuitiven Web-Plattform.

Technisch ist Copiki eine vollständig webbasierte Software-as-a-Service-Lösung, die in jedem gängigen Browser läuft und keine zusätzliche Installation erfordert. Die Anwendung wird in der Cloud betrieben (über 99% Verfügbarkeit) und sichert alle Inhalte täglich per Backup. Copiki wurde in enger Verbindung mit der Beratungserfahrung des //mib entwickelt, was bedeutet, dass praxiserprobte Methoden direkt in die Plattform eingeflossen sind. Dadurch ist es mehr als ein Wiki: Es unterstützt gezielt Managementsysteme (z.B. Qualitätsmanagement nach ISO 9001) und lässt sich modular auf weitere Bereiche ausweiten. Insgesamt zielt Copiki darauf ab, Unternehmenswissen und Managementprozesse übersichtlich, zentral und kollaborativ verfügbar zu machen.

Beispiel: Copiki als zentrales Managementsystem auf PC und Smartphone.
Abb.: Screenshot der Copiki-Benutzeroberfläche mit Waben-Navigation, welche die verschiedenen Managementbereiche repräsentiert .

Wofür kann Copiki verwendet werden?

Copiki bietet vielseitige Funktionen, um ein integriertes Managementsystem im Unternehmensalltag abzubilden. Typische Anwendungsbereiche und Funktionen sind unter anderem:

• Zentrales Wissens- und Dokumentenmanagement: 
  Alle Unternehmensdokumentationen – von Verfahrensanweisungen über Prozessbeschreibungen bis zu Handbüchern – werden an einem Ort gebündelt. Die Mitarbeiter finden schnell die benötigten Informationen, ohne lange suchen zu müssen. Copiki fungiert als zentrale Wissensdatenbank, in der alle Informationen an einem Ort intuitiv abrufbar sind. Versionshistorien und Logbücher stellen sicher, dass Änderungen nachvollziehbar bleiben und bei Bedarf rückgängig gemacht werden können.
• Prozessmanagement und Visualisierung: 
  Unternehmen können mit Copiki ihre Prozesse klar strukturieren und dokumentieren. Ob Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen oder Auditberichte – mit den flexiblen Vorlagen der Plattform erstellt man schnell übersichtliche Dokumentationen. Eine integrierte Diagramm-Funktion (via draw.io) ermöglicht es, Abläufe grafisch als Flowcharts oder BPMN-Prozessmodelle abzubilden. Selbst komplexe Prozesse lassen sich so verständlich visualisieren, was das Verständnis und die Kommunikation im Team fördert. Zusätzlich bietet Copiki eine Prozesslandkarte, die alle Kern-, Führungs- und Unterstützungsprozesse im Überblick darstellt, inklusive ihrer Zusammenhänge und Abhängigkeiten. Dadurch werden Optimierungspotenziale schnell sichtbar und jeder Mitarbeiter erkennt seine Rolle im Gesamtprozess.
• Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung: 
  Copiki ist darauf ausgelegt, Mitarbeiter aktiv einzubinden und die Teamkommunikation zu verbessern. Nutzer können gemeinsam Ziele definieren, Prozesse optimieren und Wissen austauschen. Funktionen wie @Mentions (Benutzerverlinkungen) und Aufgaben mit Fälligkeitsdatum erleichtern die Abstimmung – bei wichtigen Änderungen erhält das Team E-Mail-Benachrichtigungen. Zudem können für Inhalte Verantwortliche festgelegt und Freigabe-Workflows definiert werden, sodass z.B. neue oder geänderte Dokumente erst nach Prüfung publiziert werden. Individuell einstellbare Berechtigungen stellen sicher, dass jeder Mitarbeiter genau die Informationen sehen und bearbeiten kann, die für ihn bestimmt sind. Insgesamt bleibt die Zusammenarbeit mit Copiki nachvollziehbar und effizient, weil alle auf demselben aktuellen Stand arbeiten.
• Integriertes Normen- und Compliance-Management: 
  Copiki eignet sich besonders für Unternehmen, die Normanforderungen erfüllen oder Zertifizierungen anstreben. Die Plattform ist ideal auf die Anforderungen der Qualitätsmanagement-Norm ISO 9001 zugeschnitten und lässt sich durch optionale Module auf weitere Standards erweitern. So können z.B. Datenschutz-Anforderungen (DSGVO/BDSG), Nachhaltigkeitsberichte (DNK-Standard), Finanz-Compliance (GoBD-Verfahrensdokumentation) oder die ISO 13485 (Medizinprodukte-Qualitätsmanagement) in das System integriert werden. Dies geschieht mittels norm-spezifischer Vorlagen und Zusatzfunktionen, die den Implementierungsaufwand reduzieren und dennoch flexibel anpassbar sind. Unternehmen behalten alle Anforderungen zentral im Blick und vermeiden redundante Doppelarbeit – einmal gepflegte Informationen können für verschiedene Normkapitel genutzt werden. Das schafft Synergien zwischen Qualitäts-, Umwelt-, Arbeitschutz- oder anderen Managementbereichen und macht das gesamte System effizienter sowie zukunftssicher. Gerade bei anstehenden Zertifizierungen unterstützt Copiki dabei, Ordnung in die Dokumentation zu bringen und die nötigen Nachweise gegenüber Auditoren bereitzustellen. Viele Vorgaben (z.B. regelmäßige Aktualisierung von Dokumenten, Nachvollziehbarkeit von Änderungen, Schulung der Mitarbeiter) lassen sich mit Copiki leichter umsetzen, da das System diese Prozesse strukturiert begleitet.
• Suchfunktion und Integration: 
  Dank der globalen Suche (OpenSearch-basiert) können Nutzer in Copiki schnell Inhalte finden – nicht nur Wiki-Seiten, sondern sogar in hochgeladenen Anhängen wie PDFs oder Word-Dateien. Dies spart Zeit im Alltag, wenn z.B. eine bestimmte Verfahrensanweisung oder ein Vertragsdokument benötigt wird. Darüber hinaus kann Copiki in die vorhandene IT-Landschaft eingebunden werden: Eine Single-Sign-On (SSO) Anbindung an das Unternehmens-Login ist möglich, und es gibt Web-APIs, um Daten mit anderen Anwendungen auszutauschen. Erste KI-gestützte Funktionen (etwa Chatbot-Integration, Beta) zeigen, dass das System mit modernen Technologien mitwächst.

Zusammengefasst kann Copiki überall dort genutzt werden, wo Wissen zentral gemanagt, Prozesse dokumentiert und Normen eingehalten werden müssen – von der Qualitätsmanagement-Dokumentation über Datenschutzhandbücher bis hin zum Risikomanagement, alles auf einer Plattform.

Für wen ist Copiki interessant?

Copiki richtet sich an Organisationen, die ihr Managementsystem effizient gestalten und mehrere Bereiche (Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit, Datenschutz, etc.) integrativ steuern möchten. Interessant ist die Lösung vor allem für mittelständische Unternehmen (KMU) und größere Firmen, die entweder ein neues Managementsystem einführen oder ein bestehendes System digitalisieren und vereinfachen wollen.

Typische Anwender sind z.B. Qualitätsmanagement-Beauftragte, Prozessmanager, Compliance-Verantwortlicheoder Datenschutzbeauftragte, die vor der Herausforderung stehen, wachsende Dokumentationen und Normanforderungen im Griff zu behalten. Copiki bietet ihnen ein Werkzeug, um die Vielzahl an Vorgaben und Dokumenten übersichtlich unter einen Hut zu bringen. Durch die Erweiterbarkeit auf Normen wie ISO 9001, ISO 14001 (Umweltmanagement) oder ISO 45001 (Arbeits- und Gesundheitsschutz) eignet sich Copiki für branchenübergreifende Einsätze – vom produzierenden Gewerbe über Dienstleister bis hin zu Gesundheitswesen oder öffentlichen Einrichtungen, die nach diesen Standards arbeiten.

Auch Unternehmen, die mehrere Zertifizierungen parallel verfolgen (etwa Qualität und Umwelt), profitieren, da Copiki redundante Doppelarbeit vermeidet und gemeinsame Anforderungen einmalig dokumentiert werden können. Der Nutzen zeigt sich insbesondere bei der Vorbereitung von Audits und Zertifizierungen: Alle erforderlichen Nachweise lassen sich schnell abrufen, aktuell halten und den Auditoren strukturiert präsentieren. So konnte beispielsweise die Zahnklinik Zahnärzte am CentrO ihr Qualitätsmanagement dank eines Wiki-basierten Systems digitalisieren und die Prozesse übersichtlich strukturieren – mit dem Ergebnis, die ISO-9001-Zertifizierung erfolgreich zu erreichen. Solche Erfahrungsberichte verdeutlichen, dass Copiki insbesondere für Organisationen interessant ist, die Transparenz, Effizienz und Wissensaustausch in ihrem Managementsystem steigern wollen.

Praxisbeispiel: Copiki im Einsatz

Zum besseren Verständnis, wie Copiki praktisch angewendet wird, betrachten wir ein fiktives Beispiel aus Sicht eines typischen Kunden.

Ausgangssituation: Die Muster GmbH ist ein mittelständischer Maschinenbau-Betrieb mit 150 Mitarbeitern. Das Unternehmen möchte sein Qualitätsmanagement professionalisieren und nach ISO 9001 zertifizieren lassen. Bislang liegen viele Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen in Word-Dokumenten und Excel-Listen vor, die auf einem Netzlaufwerk verteilt sind. Die Folge: Mitarbeiter finden häufig nicht die aktuelle Version von Dokumenten, Änderungen werden nicht konsequent nachverfolgt, und bei internen Audits herrscht Unsicherheit, ob alle Unterlagen vollständig sind. Die Geschäftsführung entschließt sich daher, ein integriertes Managementsystem einzuführen, das für mehr Ordnung und Transparenz sorgt.

Implementierung mit Copiki: Nach einer Beratung durch das //mib Management Institut Bochum entscheidet sich Muster GmbH für Copiki als Plattform. Binnen kurzer Zeit richtet //mib eine Copiki-Instanz in der Cloud für das Unternehmen ein, sodass keine interne IT-Installation notwendig ist. In Workshops werden die Verantwortlichen (Qualitätsmanagement-Beauftragter, Prozessverantwortliche einzelner Abteilungen etc.) in der Nutzung von Copiki geschult. Gemeinsam überträgt man die bestehende Dokumentation in das System: Alle relevanten Prozesse werden im Wiki als einzelne Seiten angelegt, teils unterstützt durch vorhandene Vorlagen für Verfahrensanweisungen und Prozessbeschreibungen.

Der Qualitätsmanager nutzt die draw.io-Integration, um eine Prozesslandkarte zu erstellen: auf einer Übersichtsseite werden die Kernprozesse (wie Auftragsabwicklung, Produktentwicklung, Einkauf, Produktion) als Diagramm abgebildet und miteinander verlinkt. Für jeden dieser Prozesse gibt es dann Unterseiten mit detaillierten Arbeitsanweisungen, Formblättern und zuständigen Mitarbeitern. Copiki’s Waben-Navigation hilft dabei, die Inhalte strukturiert nach Themengebieten zu ordnen – z.B. eine Wabe für Qualitätsmanagement, eine für Arbeitssicherheit, eine für Datenschutz usw., je nach Bedarf des Unternehmens. So entsteht ein leicht verständliches Menü, durch das alle Mitarbeiter intuitiv zu den für sie relevanten Informationen finden. Parallel richtet das Team Berechtigungen ein: z.B. dürfen nur bestimmte Schlüsselpersonen die Dokumente im Kapitel Qualitätsmanagement bearbeiten, während alle Mitarbeiter Leserechte haben.

Nutzung im Arbeitsalltag: Schon nach kurzer Zeit wird Copiki zum zentralen Anlaufpunkt für informationssuchende Mitarbeiter. Ein Produktionsmitarbeiter kann nun morgens per Schnellsuche das aktuelle Prüfprotokoll oder eine Arbeitsanweisung finden, statt eine ältere Papierversion zu verwenden. Neue oder geänderte Dokumente werden im System zuerst als Entwurf angelegt. Zum Beispiel aktualisiert der Prozessverantwortliche für Einkauf eine Verfahrensanweisung – Copiki verschickt daraufhin automatisch eine Aufgabe an den Qualitätsmanager, der die Änderung prüft. Über den integrierten Freigabe-Workflow wird die Seite nach Prüfung freigegeben, wobei das System die genehmigte Version automatisch versioniert und archiviert. Alle Beteiligten – vom Qualitätsmanager bis zur Einkaufssachbearbeiterin – können die Änderungen transparent nachvollziehen, da Copiki ein Logbuch aller Anpassungen führt. Sollte es Fragen geben, nutzt man die Kommentarfunktion und @Mentions, um Kollegen direkt auf der betreffenden Seite anzusprechen. So entfällt langwieriger E-Mail-Verkehr, und das Team klärt offene Punkte direkt dort, wo die Information lebt. Für bereichsübergreifende Themen, etwa ein Datenschutz-Konzept, aktiviert Muster GmbH zusätzlich das DSGVO-Modul von Copiki. Dadurch erhält der Datenschutzbeauftragte vordefinierte Seitenstrukturen und Leitfäden, um das gesetzeskonforme Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und Richtlinien im selben System zu pflegen – vollständig integriert mit den bestehenden Prozessen. Die globale Sucheerleichtert es dem Geschäftsführer, sich einen Überblick zu verschaffen: Er kann etwa nach “Lieferantenaudit” suchen und findet sofort alle einschlägigen Dokumente (Prozessbeschreibung, letzte Auditberichte als PDF-Anhang, Vorlagen etc.), da Copiki auch in Dateianhängen sucht. Für die Mitarbeiter wird deutlich: alle wichtigen Informationen sind zuverlässig in einem System zu finden, statt in vielen Ordnern verteilt. Dies fördert Transparenz und erleichtert die Zusammenarbeit erheblich – insbesondere, weil jeder Zugriff auf aktuelle, gültige Dokumente hat und veraltete Stände eliminiert wurden.

Mehrwert und Ergebnis: Nach einigen Monaten der Nutzung ist Copiki fester Bestandteil der Unternehmensabläufe der Muster GmbH. Der bevorstehende Zertifizierungsaudit nach ISO 9001 wird nun mit Gelassenheit angegangen: Der Auditor erhält einen dedizierten Lesezugang zu Copiki und kann sich dort selbstständig durch das digitale Managementhandbuch, die Prozesslandkarte und die Nachweisdokumente navigieren. Er stellt fest, dass alle geforderten Verfahren dokumentiert und durchgängig aktuell sind – Änderungen sind per Versionierungshistorie nachvollziehbar, Verantwortlichkeiten klar benannt und sogar Mitarbeiterschulungen zu den Verfahren als Kommentare oder Anhänge hinterlegt. Das Audit lässt sich so effizient durchführen, ohne dass Ordner gewälzt oder Dokumente zusammengesucht werden müssen. Muster GmbH besteht die Zertifizierung auf Anhieb. Doch der eigentliche Nutzen zeigt sich im Tagesgeschäft: Das Unternehmen spart Zeit und Aufwand bei der Dokumentenpflege, weil nichts mehr doppelt gepflegt werden muss und jeder weiß, wo er Informationen findet. Der Qualitätsmanager berichtet, dass er statt mit administrativer Suche nun mehr Zeit hat, sich um die Weiterentwicklung des Systems und echte Verbesserungsmaßnahmen zu kümmern. Die Mitarbeiter schätzen die neue Transparenz und Beteiligungsmöglichkeit – viele bringen proaktiv Vorschläge ein, die direkt im Wiki festgehalten und verfolgt werden können. Für die Geschäftsführung hat sich die Investition in Copiki gelohnt, denn neben der erfolgreichen Zertifizierung spürt sie auch eine kulturelle Veränderung: Qualität und Wissen sind im Alltag präsenter, weil Copiki diese Themen für alle greifbar und lebendig macht. Das integrierte Managementsystem ist nicht länger ein „lästiger Ordner im Schrank“, sondern ein aktives, digitales Arbeitsmittel, das die Firma bei der Erreichung ihrer Ziele unterstützt.

Dieses Beispiel zeigt, wie Copiki in der Praxis funktioniert: als moderne Plattform, mit der ein typisches Unternehmen seine Managementanforderungen erfüllt, Mitarbeitende einbindet und letztlich effizienter und erfolgreicher arbeitet. Durch die zentrale, ständig aktuelle Wissensbasis und die Unterstützung bei Normvorgaben lohnt sich der Einsatz von Copiki für Organisationen, die ihre Prozesse und ihr Qualitätsmanagement zukunftsfähig gestalten möchten.

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