mib Management Institut Bochum GmbH

Wissen: Geschäftsprozessmanagement, kundenorientiertes Prozessmanagement

Erfolgsfaktor Geschäftsprozessmanagement

Geschäftsprozessmanagement und die effiziente Steuerung der Organisationsabläufe gehören schon heute in vielen Unternehmen zu den wichtigsten Themen. Gekoppelt mit der konsequenten Ausrichtung am Markt und den Zielkunden, hat sich ein ganzheitliches Konzept des kundenorientierten Prozessmanagements entwickelt.

Der Weg führt vom strategischen Prozessmanagement, über das Prozessdesign, die Prozessimplementierung und das Prozesscontrolling hin zur Dynamisierung von Prozessen.

„Exzellente Organisationen gestalten, managen und verbessern Prozesse, um Kunden und andere Interessengruppen voll zufrieden zu stellen und die Wertschöpfung für diese zu steigern." EFQM

Wir sagen: „Prozesse haben eine Biographie", deshalb „... müssen Prozesse dynamisiert sein."

Ausgangslage

In Unternehmen werden oft nur noch Systeme betrachtet, Managementstrategien umgesetzt, Projekte verfolgt und Prozesse definiert. Doch bei allen Kennzahlen, Plänen und Fakten sollte eines nicht vergessen werden: Gerade Prozesse sind etwas Lebendiges, haben eine Geschichte und eine Zukunft. Sie können, nein müssen sich sogar, je nach Gegebenheit, verändern. Und mit Ihnen die Menschen, die an diesen Prozessen teilhaben, sie steuern und letztendlich zum Erfolg führen sollen.

Prozesse bestimmen das Leben in Unternehmen und je nach Größe der Organisation ist es gar nicht so einfach, die Vielzahl an Prozessen zu überblicken. Hinzu kommt, dass Prozesse sich zum Teil überschneiden. Wo Menschen also Prozesse und ihre Schnittstellen zu bewältigen haben, entstehen Herausforderungen. Veränderung oder gar Verbesserung in einem Unternehmen kann jedoch nur gelingen, wenn eben jene Prozesse genau analysiert, deren Ziele definiert werden und dann ein Verbesserungskreislauf in Gang gesetzt wird. Wird das Ganze dann nicht nur statisch, sondern dynamisch gestaltet, und werden vor allem die beteiligten Menschen eingebunden, wird der Grundstein zu einem entwicklungsfähigen Prozessmanagement  gelegt.

Wann kann Prozessmanagement seinen Nutzen voll entwickeln?

Zunächst, wie mit so vielen Herangehensweisen, ist der Nutzen und Erfolg des Prozessmanagements abhängig von den Überzeugungen, den mentalen Modellen und der Vorbildfunktionen der Führungsebenen in einer Organisation. Die Initiatoren und Träger eines Projektes zur Einführung des Prozessmanagements müssen die Grundüberzeugung besitzen, dass Ordnung, Verlässlichkeit, Fleiß und Präzision wesentliche Zutaten des unternehmerischen Erfolges sind.

Die Zeit für ein systematisches Prozessmanagement ist gekommen, wenn

  • innerhalb der Organisation ein Umdenken in Bezug auf die Abläufe erforderlich ist, weil sich die (Um)Welt ändert
  • Strukturen sich ändern müssen oder bereits geändert sind
  • sich die Größe der Organisation schnell ändert oder bereits geändert hat
  • die Komplexität scheinbar unverhältnismäßig angewachsen ist
  • Potenziale vermutet werden oder Verbesserungen erzielt werden sollen
  • die Schnittstellen innerhalb und außerhalb der Organisation große Schwierigkeiten bereiten und diese zu Verbindungsstellen entwickelt werden sollen

Unser Leistungsangebot

  • Erarbeitung von Prozessmodellen, sowie Datenbank gestützte Erarbeitung und Gestaltung von (Geschäfts-) Prozessen
  • Analyse und Optimierung von (Geschäfts-) Prozessen (KVP, GPO, BPR)
  • Aufgaben- und Funktionsanalysen
  • Erhebung von Prozesskosten, Kennzahlen und Prozess-Steuerungsgrößen
  • Abgleich von Geschäftsprozessen mit Anforderungen aktueller Managementsysteme und Normen

Übersicht der Phasen bei der Einführung eines Prozessmanagements:

Beispiele für Prozessmodelle

Strukturierung und Darstellung der Prozesse

Nach der Definition des Prozessmodells erfolgt die Strukturierung und Untergliederung der Prozesse in üblicherweise 4-5 Hierarchiestufen. Aber erst in der Ablaufdarstellung eines Prozesses entwickelt sich die Optimierungs- und Verbesserungsarbeit. Moderne Prozessdarstellungen verwenden die sogenannte Swimlane-Technik; sind funktionsübergreifend dargestellt.

Mit dieser Technik der Darstellung werden die Herausforderungen schnell sichtbar.

Abgleich von Geschäftsprozessen mit Anforderungen aktueller Managementsysteme und Normen

Wenn Prozesse auch hinsichtlich der Erfüllung von externen Anforderungen zu untersuchen und anzupassen sind, wird ein System benötigt, mit dem zunächst Transparenz geschaffen wird. Die komplexe Vernetzung von Anforderungen mit Prozessen ist in einer großen Detailtiefe, jedoch übersichtlich darzustellen.

Wir haben hierzu eine Datenbank erschaffen, mit der sich diese Komplexität einfach darstellen lässt: PRO-MIS - das Process Management Integration System

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PRO-MIS ist ein Datenbanksystem, welches in der Lage ist, Prozessmodelle jedweder Art zu verwalten und mit einer beliebigen Anzahl aktueller Managementmodelle abzugleichen. Gleichzeitig können Managementmodelle verwaltet und in ihrer gesamten Struktur dargestellt werden. Die offene Struktur der Datenbank macht es möglich, dass Prozess- und Managementmodelle jederzeit angepasst werden können. Zusätzlich bietet PRO-MIS die Möglichkeit, eine komfortable Suche nach Einzelelementen durchzuführen. Die Berichtsfunktionen der PRO-MIS Datenbank machen nicht nur eine schnelle Auswertung bzgl. der Anforderungen und des Erfüllungsgrades der einzelnen Managementmodellanforderungen möglich, sie lassen auch den Export in andere Softwaresysteme wie MS-Word und MS-Excel zu.

Unsere Leistungen

Wir unterstützen und begleiten Sie dabei, Ihre Prozesse zu analysieren, neu zu strukturieren und zu dynamisieren.
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Referenzen

  • Caritas
  • Deutsches Rotes Kreuz
  • Handelskammer Dortmund
  • R+V Versicherungen